Indkøb skal skabe værdi i kerneforretningen

Kommunerne har fået en ny fælleskommunal indkøbsstrategi ”Indkøb med mening”. Et centralt budskab i strategien er, at indkøb er en dagsorden, der bør optage hele den kommunale organisation, idet indkøb kan være en løftestang for bedre opgaveløsning i kerneforretningen og samtidig for kommunernes bæredygtige ambitioner.

Hver eneste dag har kommunerne behov for at købe varer og ydelser til hele den kommunale servicesektor. På et år løber kommunernes indkøb samlet set op i cirka 100 milliarder kroner. Det gælder alt fra mælk i daginstitutionerne til forløb for langtidsledige borgere. Sat lidt på spidsen er der foretaget et indkøb hver eneste gang, en kommune bruger penge. 

En samlet indkøbsvolumen som den, kommunerne præsterer, giver kommunerne en motor til at fremme de dagsordener, der betyder noget for borgerne. Det handler eksempelvis om høj kvalitet i servicen og bæredygtige samt klimavenlige løsninger. 

KL’s bestyrelse vedtog ved udgangen af februar i år en ny fælleskommunal indkøbsstrategi, der er kommunernes fælles pejlemærke for udviklingen af indkøbsområdet frem mod 2024. I den nye strategi sættes fokus på tre temaer:

• Bæredygtigt indkøb 
• Indkøb er en del af kerneforretningen
• Professionalisering af indkøb

Med den nye indkøbsstrategi sættes en ny retning for kommunalt indkøb, hvor kommunerne i langt højere grad skal kaste deres blik på de tjenesteydelser, der genererer forbrug og indkøb i kerneforretningen, blandt andet indenfor velfærdsområderne. Indkøbsfagligheden skal bruges til at muliggøre og synliggøre prioriteringerne. Det handler for eksempel om gennem indkøbsdata at tydeliggøre hos hvilke leverandører, kommunen har et stort forbrug, og hvilken kontraktstyring der på den baggrund bør sikres.

Bæredygtigt indkøb

Kommunernes og det øvrige offentlige indkøb er en væsentlig katalysator for at medvirke til at ændre måden, der produceres, indkøbes og forbruges varer og ressourcer på.

Når strategien sætter fokus på bæredygtighed, menes et øget hensyn til miljøansvar at påtage sig et socialt og etisk ansvar eller at arbejde ud fra en totaløkonomisk tankegang. De kommunale indkøbsfunktioner kan i den grad bidrage til rammer, der understøtter, at medarbejdere køber ind, så politiske beslutninger om for eksempel reduceret plast, CO2-nedbringelse ved færre og større bestillinger, øget økologi eller at fokus på vedligehold efterleves.

Kommunerne har i årevis arbejdet på at fremme den grønne omstilling – ikke kun lokalt, men også i fællesskab gennem for eksempel SKI og initiativer som Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb. Derfor er der allerede værdifulde erfaringer med at finde bæredygtige løsninger. Det gælder for eksempel i Odense Kommune, hvor man har vægtet bæredygtighed i produktionen og bortskaffelsen af arbejdsbeklædning købt ind til kommunens sundhedsfaglige personale, som tæller godt 2.200 medarbejdere. Med aftalen har Odense Kommune samlet opnået en besparelse på 27 procent af deres årlige budget på seks millioner kroner.

Erfaringerne fra Odense Kommune viser, at bæredygtighed og effektiviseringer sagtens kan gå hånd i hånd. Det samme gælder for eksempel, når en børnehave samler sine indkøb og får leveret varer én gang om ugen. Det betyder færre afbrydelser og sparet tid for medarbejderne, men samtidig også færre kørte kilometer i forbindelse med levering af varerne, hvilket mindsker CO2-udslippet. 

I Gladsaxe Kommune har man som led i en strategi for dagtilbudsområdet besluttet at afprøve svanemærket byggeri af børnehuse. Beslutningen blev truffet med fokus på den tredobbelte bundlinje; økonomi, miljø og arbejdsmiljø. Kommunen har konstateret en generel reduktion i energiforbrug på tre fjerdedele og en driftsbesparelse på 90.000 kroner årligt i forhold til et gennemsnitligt dagtilbud. 

Indkøbsstrategien skal understøtte den kommunale sektors mulighed for fremadrettet at sætte fokus på og styrke bæredygtigt forbrug og indkøb gennem beskrivelse af eksisterende erfaringer samt opdatering og udvikling af redskaber og målemetoder.  

En del af kerneforretningen

Med den nye indkøbsstrategi sættes sejl mod næste skridt i professionaliseringen af kommunernes forbrug og indkøb. Det handler om i endnu højere grad end hidtil at bruge de indkøbsfaglige kompetencer i kerneforretningen, hvor størstedelen af kommunernes forbrug og indkøb foretages. En gennemsnitskommune køber tjenester såsom håndværkerydelser, pladser på bo- og opholdssteder, uddannelser og kurser for gennemsnitligt 700 millioner kroner årligt. Vareindkøb udgør i gennemsnit 200 millioner kroner om året. 

Der er ikke tale om at centralisere de opgaver, der i dag løftes af fagområder, i indkøbs- og udbudsfunktionen. Det handler om at skabe eller udbygge samspil mellem fagligheder. Det indebærer at bruge relevante værktøjer fra indkøbsområdet med henblik på at opnå en bedre opgaveløsning og arbejdstilrettelæggelse på fagområderne. Hvilke værktøjer og aktiviteter, der er relevante, vil afhænge af formålet med indkøbet på det enkelte fagområde.

En række kommuner har allerede erfaringer med at bringe indkøbsfaglige kompetencer i spil, når fagområderne køber tjenesteydelser, herunder også borgerrettede ydelser. Det gælder for eksempel i Holbæk Kommune, hvor man har anvendt indkøbskompetencerne på det specialiserede socialområde. Indkøbsafdelingen har bistået med at formulere standardkontrakter til brug for kommunens køb af pladser på bo- og opholdssteder. I kontrakterne skal der eksempelvis fremgå klare mål for borgerens udvikling mv. På den måde kan socialrådgiverne anvende det som grundlag for at vurdere, om borgerne får det, de er visiteret til, og om der kan konstateres en udvikling hos borgerne. 

Professionalisering af indkøb

##ContentBoxStart##257042##ContentBoxEnd##

Kommunerne har i den grad professionaliseret deres arbejde med indkøb gennem de sidste mange år, hvilket også har resulteret i væsentlige effektiviseringsgevinster. Fokus har blandt andet været på fælles aftaleindgåelse i SKI og indkøbsfællesskaberne, bedre kontraktstyring, øget aftaleanvendelse, intern organisering af indkøbsopgaven, digitalisering og e-handel mv. Kommunerne har fortsat en vigtig opgave i at sikre professionelle og effektive indkøb på tværs af hele kommunen og derved realisere råderum til velfærd.

Langt størstedelen af de kommunale indkøb foretages af medarbejdere, der ikke har som kerneopgave at købe ind. Indkøb foretages typisk som led i at varetage kerneopgaven, hvad enten det er sagsbehandling på et fagområde eller pasning af børn på en daginstitution. Derfor er der også i kommunerne et voksende fokus på indkøbsadfærden på tværs af hele organisationen. En væsentlig forudsætning for at fortsætte professionaliseringen af kommunernes indkøb er, at indkøbsadfærden fortsat styrkes både centralt og decentralt.

Der skal være gode rammer og strukturer for at løfte indkøbsopgaven særligt decentralt. Ligesom det skal være tydeligt for de medarbejdere, der foretager indkøb, hvilke fordele og gevinster der er forbundet med at købe professionelt ind, og hvordan man gør det i praksis. Det handler blandt andet om at købe ind på de indgåede aftaler og mindske tidsforbruget på selve indkøbet og den efterfølgende håndtering af faktura gennem e-handel.

I flere kommuner har man udpeget indkøbskoordinatorer på fagområder og institutioner med henblik på at forankre indkøbsopgaven og skabe viden decentralt om vigtigheden af indkøbsarbejdet. På samme måde bruger mange kommuner ledelsesinformation til at skabe opmærksomhed om forbrugs- og indkøbsmønstre med henblik på at kunne prioritere indsatser såsom undervisning i e-handel, opprioritering af kontraktstyring mv.

De initiativer, der igangsættes som led i strategien vil blive beskrevet i en handleplan for den fælleskommunale indkøbsstrategi, som udgives i maj 2020. • 

Læs mere om strategien, find cases og relevante links på: https://www.kl.dk/okonomi-og-administration/okonomi-og-styring/omstillings-og-udviklingsenheden/fokusomraader/.