Dagsordner i strid med loven

På de fleste dagsordner i landets byråd er der lukkede punkter. Men selv indholdet af de lukkede punkter skal der informeres om, og det halter i hver anden kommune, viser kortlægning. Ankestyrelsen har været efter kommunerne.

Det vides ikke, om det er en vaskeægte danmarksrekord.

Men det er nok ikke kun politikerne i Ikast-Brande, der synes, at de 25 lukkede punkter, der var på byrådsdagsordenen i juni, var ganske mange. 

Måske også for mange, for nu har byrådet besluttet, at de lukkede sager fremover skal indeholde en begrundelse for, hvorfor sagen er lukket.

Lignende overvejelser finder sted på mange rådhuse et år efter, at det kommunale tilsyn under Ankestyrelsen satte foden ned over for syv kommuner, der ikke oplyste meget mere end ”lukket punkt” og et sagsnummer på de lukkede punkter på byrådsdagsordnerne. Utilstrækkeligt, lød det dengang fra tilsynet.

Men de syv kommuner er langt fra alene. Nyhedsmagasinet Danske Kommuner har gennemført en kortlægning af dagsordnerne for samtlige 98 byråd og kommunalbestyrelser, som viser, at 47 kommuner kun anfører overskriften for det lukkede punkt og end ikke, hvorvidt sagen blev godkendt.

– Dette er som udgangspunkt ikke tilstrækkeligt, konkluderede tilsynet sidste år.  

Flere mulige forklaringer

Ekstern lektor i kommunalret ved Aarhus Universitet Klaus Josefsen er ikke overrasket over omfanget af meget lukkede punkter. Som tidligere ansat i det kommunale tilsyn i Statsforvaltningen Nordjylland og kommunalafdelingen i Indenrigsministeriet kender han problemstillingen. 

Han mener, det kan skyldes ukendskab til lovgivningen eller en misforstået tolkning af reglerne om tavshedspligt. 

– Nogle kommuner er måske lidt for bange for at begå fejl og for at komme til at videregive fortrolige oplysninger. Det kan også være et forsøg på at bruge tavshedspligten som redskab til at kamuflere emnerne. Men der er sådan set ikke så meget at være i tvivl om. Som borger skal man kunne se, hvad en sag handler om. Det handler om demokratisk kontrol, så man kan finde tilbage til, hvad der er besluttet tidligere, siger han.

Ikast-Brande er en af de kommuner, hvor man ikke kan læse ret meget om indholdet af de lukkede punkter på dagsordenen. Her har juni-dagsordenen med de mange lukkede punkter fået politikerne op af stolen, og i et notat fra forvaltningen fremgår der en række eksempler på, hvordan sager skal være lukkede, ligesom det slås fast, at ”behandling af sager for lukkede døre må kun ske undtagelsesvist”, og at byrådet kan flytte en sag fra lukket til åben dagsorden. 

Borgmester Ib Lauritsen (V) mener, det er fornuftigt at dvæle lidt ved omfanget af de lukkede punkter. 

– Hvis ikke man er opmærksom på det, kommer der punkter på den lukkede dagsorden, som ikke skal være der. Der kan altid være begrundelser for det, eksempelvis et forsigtighedsprincip. Det skal man være opmærksom på – og spørge, hvad der skulle til for at gøre den åben. Denne øvelse skal alle kommuner gøre, siger han.

Ellers risikerer man – og det kan Ib Lauritsen ikke helt sige sig fri for – at der havner sager med reelt politisk indhold på den lukkede dagsorden. Og det duer ikke, fastslår forvaltningen i notatet til byrådet.

– Det skal fremhæves, at hensynet til at opnå en fri og åben debat i byrådet ikke kan begrunde behandling på en lukket dagsorden, hedder det.

– Det er en uskik. Vi skal være bedre til at åbne sagerne bagefter. Vi oplever også en interesse fra både medier og borgere, når en sag har været på den lukkede dagsorden. Derfor skal vi overveje fremover, om vi ikke kan åbne flere af sagerne fra begyndelsen, siger Ib Lauritsen.

Fejl på Frederiksberg og i Nyborg

Frederiksberg er en af de 48 kommuner, hvor de lukkede punkter er ganske lukkede. I referatet for kommunalbestyrelsens møde 24. august fremgår det nederste punkt blot som ”punkt 244” uden yderligere beskrivelse. 

– Det er grelt. Det er klart i strid med styrelsesloven. Det er et ret groft eksempel, lyder det fra Klaus Josefsen.

Ifølge vicedirektør Thomas Wohlert er den pågældende sag oprettet forkert i kommunens dagsordensystem. Det beklager han. 

– Hos os er udgangspunktet, at alt, hvad der kan være åbent, skal være åbent. Der kan være eksempler på personalesager, forhandlinger og kåring af en prisvinder, som er lukket. Men vores jurister gør meget ud af at udfordre, at et punkt skal være lukket, siger han.

Hvad indebærer det helt konkret?

– Man skal kunne læse overskriften og som udgangspunkt også beslutningen. Med faste mellemrum gennemgår vi sidste måneds dagsordner for at se, om der er noget, der kan åbnes op. Det er altid en konkret vurdering, lyder det fra Thomas Wohlert. 

Nyborg er et andet eksempel på en kommune, der ikke informerer meget om de lukkede punkter. Det gælder eksempelvis en sag om salg af jord fra august, hvor der ikke står andet end ’godkendt’. 

– Det er en fejl. Det skal vi blive bedre til, det er helt sikkert. Vi følger selvfølgelig den afgørelse, der kom fra Ankestyrelsen, siger sekretariatschef Tina Andersen, Nyborg Kommune.

Hun understreger, at mange af beslutningerne fra de lukkede dele af byrådsmøderne ofte vil blive offentliggjort på anden vis. Det gælder dog ikke de små handler med fast ejendom eller jord. Åbenheden er der dog fokus på, tilføjer hun. 

– Vi har en retningslinje, der er vedtaget i økonomiudvalget om så meget åbenhed som muligt. Vi skriver så meget uden at gå på kompromis med hensynet til, hvad der skal være hemmeligt. Det er en drøftelse, vi har hver gang, siger Tina Andersen.

Også i Aalborg holder man kortene ret tæt til kroppen, når det gælder indholdet af de lukkede punkter. Det har Enhedslisten tidligere kritiseret i andre kommuner, og listens byrådsmedlem Per Clausen vil nu se på sagen. 

– Der er ikke noget, der skal være lukket længere end højst nødvendigt. Derfor vil jeg tage det op med borgmesteren. Vi skal jo ikke ligge i midterfeltet, hvis vi kan komme op forrest i feltet, siger han.  

Åbenheden sejrer på Fanø

Anderledes ser det ud på Fanø, som er en af 18 kommuner, der fortæller ganske meget om, hvad der er besluttet bag lukkede døre i byrådssalen. Det sker ved at offentliggøre et særligt referat af de lukkede punkter.

Her kan man blandt andet læse om salget af øens gamle efterskole, at bygningerne fremover tiltænkes anvendt til blandt andet kurser i navigation og sømandskab, og at Det Konservative Folkeparti kom med et ændringsforslag til beslutningen om salget.

– Det er meget grundigt, og hvis man har et mål om at være så åbne som muligt, er der fuld overensstemmelse mellem mål og handling. Kommunen kommer ved at informere så meget på forkant af udviklingen. Der kan ikke være mange, der har yderligere spørgsmål til den sag, siger Klaus Josefsen, da han læser det tre sider lange referat af punktet.

Kommunaldirektør Vibeke Kinch har stået i spidsen for administrationen i den lille vesterhavskommune gennem seks år, og åbenhed er en selvstændig pointe for byrådet, fortæller hun.

– Byrådet vil gerne kommunikere med borgerne, og det er jo sådan, at en lukket sag i princippet er åben, så snart den er politisk behandlet. Derfor går vi sagsfremstillingerne igennem og sletter det, der ikke kan offentliggøres. Der går sommetider nogle dage, men hvis vi glemmer det, bliver vi mindet om det af borgerne, siger hun.

Det er særligt køb og salg af fast ejendom og jord, der har offentlighedens interesse.

På Fanø har man som i mange andre kommuner tekniske udfordringer med dagsordensystemet, men det er løst ved at referatet af de lukkede punkter ligger som særskilte pdf-filer. 

Viborg åben by

I referatet af Viborg Byråds møde 2. september kan man læse, at kommunen har besluttet at sælge en bygning i det centrale Viborg til højestbydende for lidt over 1,5 millioner kroner. Man kan også se, at et enkelt byrådsmedlem var fraværende – og at indstillingen fra forvaltningen blev fulgt.

Sådan skal det være, lyder det fra sekretariatschef i stabs- og byrådssekretariatet Flemming Jensen. 

– Det er et helt bevidst valg, at vi vil være så åbne og transparente som muligt. Borgerne skal kunne kigge os over skulderen. Derfor spørger vi altid os selv, hvad der egentlig forhindrer, at en sag behandles på den åbne dagsorden. Kan det ikke lade sig gøre, åbner vi sagen op efterfølgende, og vi har også sommetider lukkede bilag, mens selve sagen er åben, hvis det er det, der er muligt, siger han. 

Ifølge Flemming Jensen sker det cirka en gang om året, at en sag slet ikke kan offentliggøres. 

Selv om Viborg har haft samme praksis i flere år, læste man alligevel brevet fra Ankestyrelsen grundigt. 

– Vi vil gerne være helt sikre på, at vores overskrifter er gode, og vi har desuden et mål om at have så let forståelige dagsordner som muligt, siger Flemming Jensen.

Men vi kommer ikke helt uden om kommunalt hemmelighedskræmmeri.  

Ifølge Klaus Josefsen er der eksempler på sager, der bliver nødt til at være lukkede i en rum tid. Det gælder, når en amerikansk internetgigant er på vej til at placere et datacenter i kommunen og ikke er interesseret i opmærksomhed omkring projektet, før aftalerne er på plads.

– Der kan man gå ganske langt for at kamuflere, hvad der egentlig foregår. Reglerne, der er skønsmæssige, giver nogle muligheder for, at man kan strække sig ret langt i de sager. Bagefter kan man jo så fortælle mere, siger Klaus Josefsen. • mdbr@kl.dk