Fremtidens lokale velfærdssamfund Thomas Karlsson blogger om styring og ledelse i kommunerne

3 veje til bedre og billigere sociale botilbud

Af Thomas Karlsson, tirsdag den 13. juni 2017 kl. 07.00

Som del af Regeringens og KL’s Moderniseringsprogram har KLK i samarbejde med Deloitte besøgt 40 sociale botilbud i hele landet og undersøgt værktøjer og metoder til at effektivisere driften af tilbuddene. Besøgene har vist, at dygtige ledere og medarbejdere allerede i dag arbejder dedikeret med at anvende ressourcerne, så det kommer borgerne mest muligt til gode.

Det er også nødvendigt. Kommunerne mødes med stadig større krav til effektivitet på det sociale område, og den nyligt indgåede økonomiaftale for 2018 er ingen undtagelse. Her fremgår det, at ”Regeringen og KL er enige om, at driften af sociale botilbud til voksne kan tilrettelægges bedre via et øget fokus på målrettet dokumentation og ressourceudnyttelse. Som led heri indføres bl.a. et mere risikobaseret socialtilsyn”.

Der er derfor brug for, at kommunerne skaber ”mere for mindre”, når det gælder sociale botilbud, ikke mindst set i lyset af, at der må forventes et stadigt stigende antal svage borgere, der har brug for disse tilbud.

For at understøtte kommunerne i dette arbejde har KL samlet de værktøjer og metoder, som vi er støt på under de 40 institutionsbesøg, i et samlet inspirationskatalog, der både giver gode råd til den kommunale forvaltning og til det enkelte tilbud. Værktøjer og metoder kan ses på denne side: klk.kl.dk/

Desuden har vi i KL udviklet et værktøj, hvor hver botilbud og kommune kan måle, hvor effektive de er sammenlignet med andre. Det giver inspiration til, hvor botibuddene med fordel først kan tage fat. Benchmarkværktøjet findes her: klk.kl.dk/

Analysen af de 40 botilbud viser, at der særligt er tre fokusområder, hvor myndighed og udfører kan effektivisere og samtidig opnå kvalitative fordele:

1) Arbejd målrettet med dokumentation og arbejdstilrettelæggelse

Hovedparten af dokumentationen på socialområdet er til for at skabe en sammenhængende og systematisk indsats om borgeren. En fuldtidsansat medarbejder anvender i snit ca. 50 minutter i løbet af en arbejdsdag på at dokumentere. Der er dog stor forskel på, hvor meget tid medarbejderne bruger, hvilket indikerer et potentiale for at arbejde med både form og indhold i dokumentationen.

Et botilbud har fx udviklet en indikator, hvor smileys afløser længere beskrivelser af den enkelte borgers tilstand. Det giver et hurtigere og bedre overblik over den enkelte borgers velbefindende, når personalet møder ind på botilbuddet. Et andet botilbud dokumenterer på en tablet sammen med borgeren, hvilket reducerer dokumentationstiden – især for udlevering af medicin. 

Analysen viser, at de botilbud, der arbejder med at systematisere og målrette dokumentationen, reducerer omfanget af dokumentation og tiden, som medarbejderne bruger på at dokumentere. Samtidig reducerer den forbedrede dokumentation behovet for daglig koordination, vagtoverdragelse og personalemøder. Det giver mere tid til den enkelte borger.

2) Etabler flere fælles funktioner

Et andet middel til højere effektivitet er etablering af fælles funktioner som fx ledelse, administration, rengøring mv. på tværs af botilbud. Ved en fælles administrativ enhed opnår tilbuddene en mere effektiv daglig administration, og det bliver fx lettere og hurtigere at forberede materiale til Socialtilsynets besøg. 

Flere tilbud har ved at indføre fælles ledelse og samarbejde om administrative opgaver professionaliseret vagtplanlægningen og reduceret udgifterne til merarbejde og vikarer. Tilbud, der samtidig har etableret et internt vikarkops på tværs af tilbud, reducerer de samlede lønudgifter og oplever derudover et kvalitetsløft, når de faste vikarer kender tilbuddene og borgerne.

3) Udnyt ressourcerne fleksibelt

Endelig har flere tilbud fundet nye organiserings- og styringsformer til at udnytte de samlede personaleressourcer mere effektivt på tværs af tilbud og sikre en mere fleksibel og robust vagtplanlægning. Fx kan en medarbejder møde på arbejde om morgenen i et botilbud, hvor der er travlt med at få borgeren op, give medicin og være med til måltider, og når arbejdspresset stilner af, overgår medarbejderen til en vagt i et dag- og aktivitetstilbud. Forudsætningen er, at medarbejderne er ansat ikke blot på ét tilbud men fx i en klynge af tilbud.

Et andet styringsredskab, der kan føre til mere effektiv drift, er at opdele opgaverne i basis- og team-vagter. Derved kan vagtplanlæggeren prioritere opgaverne for medarbejderne i tilfælde af fravær. Basis-vagterne omfatter opgaver, som er nødvendige for, at borgernes hverdag hænger sammen, mens teamvagterne relaterer sig til borgernes langsigtede trivsel, men ikke er afgørende for sammenhængen i den enkelte dag.

Der er altså masser af muligheder for fortsat at effektivisere de sociale botilbud ved fx at skærpe dokumentationspraksis, gå sammen om understøttende funktioner og ikke mindst udnytte ressourcerne fleksibelt. 

Denne blog er skrevet sammen med chefkonsulent Christian Braad og konsulent Marie Elisabeth Andersen, der har gennemført besøgene hos de sociale botilbud for KLK. 

Skriv en kommentar
Svar på dette indlæg: 3 veje til bedre og billigere sociale botilbud Felter med * skal udfyldes