Modtagerorienteret offentlig kommunikation Pia Thomsen blogger om skriftlig kommunikation og digitalisering

Tjeklisten for møgbreve

Af Pia Thomsen, torsdag den 8. juni 2017 kl. 07.00

Uforståelige breve til borgerne er en gammel hest, der trækkes frem af stalden i øjeblikket – senest i et indslag først på ugen på P1. Det er stadig lige aktuelt for hovedparten af kommunerne og for tusindvis af borgere, der hver dag åbner breve i deres e-Boks. 

Tilbage i 2014 pegede Rigsrevisionens rapport på fejludbetalinger på 5-10 mia. årligt, som bl.a. skyldes forkerte oplysninger fra borgerens side. Hvorfor? Fordi folk ikke forstår, hvad kommunerne skriver. I e-Boks kan kontanthjælpsmodtagere finde breve med en sværhedsgrad på linje med videnskabelige artikler. Til mennesker, der alene har en folkeskole-eksamen. Mange siders breve fyldt med fagudtryk, passivt sprog og uklare beskeder, som var det en meddelelse fra en fjern planet.

Mon det også gælder for jeres breve? Brug tjeklisten nedenfor og se, om I er homesafe – eller ej.

Det kan være svært for både ledere og sagsbehandlere at få øje på møgbrevene. Det er i grunden forståeligt. Vi bliver alle blinde overfor hullerne i vores egen kommunikation. Og det er som regel småt med de kritiske øjne fra kollegerne i afdelingen, for alle har mere travlt med at holde sig ajour med lovgivningen end at overveje, hvem der egentlig skal læse brevet. Og hvad det vigtigste, som borgeren skal vide, i grunden er. Så, her er en tjekliste. Du kan teste, om folk i almindelighed forstår jeres breve.

Kan du svare JA til 4 ud af de 5 spørgsmål, så lyder alarmklokken for møgbreve

Tjekliste for møgbreve:

  • Vi skriver ikke overskrifter i vores breve. Vi skriver enkelte abstrakte ord, fx Partshøring eller Afgørelse.
  • Vi skriver sjældent "du," da vi mest bruger et passivt sprog, fx ansættelse, beskæftigelse,, fraflytning og opgravning.
  • Vi forklarer ikke de fagudtryk, vi bruger - faktisk ikke én eneste gang, fx negativ hændelse, varighedsbegrænsningen eller sanktion.
  • Vi fortæller ikke, hvad borgen skal gøre – og  hvorfor. Formuleret i to sætninger. 
  • Vi tænker ikke særlig meget over, at 90% af borgerne læser brevene digitalt, dvs. åbner brevet på e-Boks, hvorefter man bruger ca. 1 1/2 minut på at skimme det igennem, fx på mobilen i toget eller på en Ipad hjemme i sofaen. 

Stadig lige aktuelle kilder - og dokumentation:

http://www.rigsrevisionen.dk/publikationer/2014/102013/

https://dsn.dk/nyt/nyheder/2014/2013-11-22%20B2013.5%20DSN%20rapport%20skemaer%20og%20breve.pdf

Skriv en kommentar
Svar på dette indlæg: Tjeklisten for møgbreve Felter med * skal udfyldes
 

Skriv hvad du søger