Illustration: Barbara Clemmensen
Illustration: Barbara Clemmensen
Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 01 / 2021

Virtuel maskine klarer regningerne

Flere kommuner lader en virtuel medarbejder baseret på kunstig intelligens håndtere fakturaer uden menneskelig indblanding. Business casen ser god ud, men det kræver en kulturændring at få overbevist folk ude i organisationen om, at computeren ikke laver flere fejl end et menneske.

En robot klarer en del af Vejle Kommunes fakturaer på under 5.000 kroner. De udgør omkring 200.000 af de 260.000 fakturaer, som kommunen modtager hvert år. Robotten kan ikke klare dem alle endnu, men med tiden skulle et sted mellem 75.000 og 80.000 af kommunens fakturaer gerne håndteres fuldautomatisk.

Landet over har en række kommuner kastet sig ud i projekter, der bruger software baseret på kunstig intelligens til at løse opgaver, som det før var mennesker, der skulle håndtere fra start til slut. I blandt andet Vejle og Esbjerg er kommunernes regnskabsafdelinger i gang med at implementere et automatiseret bogføringssystem. Eller på godt gammelt dansk: En computer betaler regningerne, uden at et menneske behøver løfte en finger.

I Vejle Kommune fortæller afdelingsleder for regnskabsservice Johnny Olesen, at en af de største barrierer for at implementere systemet har været betænkeligheder hos de medarbejdere, der skulle bruge løsningen i dagligdagen.

– Det kræver i høj grad en kulturændring, fordi nogen har været utrygge ved at overlade bogføringen til et fuldautomatisk system. Så vores opgave i implementeringen har været at vise de mennesker, at systemet virker, og at det rent faktisk frigør noget tid, som de kan bruge på andre opgaver, siger Johnny Olesen.

Kigger efter mønstre

Vejle Kommune købte en fuldautomatiseret bogføringsløsning for godt et år siden, som blev tilbudt til alle enheder i kommunen, der kunne bruge det. Det vil sige alt fra børnehaver til plejehjem. Systemet går i al sin enkelthed ud på, at man fodrer det med fakturaer fra en årrække. Systemet, der er baseret på kunstig intelligens, tygger fakturaerne igennem og lærer, hvilke fakturaer det kan betale selv, og hvilke fakturaer det skal henvise til et rigtigt menneskes øjne.

LÆS OGSÅ Personlige oplysninger sendt til forkerte modtagere

Hvis systemet i de gamle fakturaarkiver er stødt på en lignende faktura fra samme godkendte leverandør flere gange, så kan systemet også betale den næste faktura, der lander i indbakken. Det vil sige, at hvis en børnehave flere gange tidligere har brugt en bestemt tømrervirksomhed til opgaver, så kan den næste opgave blive betalt automatisk, uden at institutionslederen skal godkende fakturaen og sende den til betaling. Men kun hvis regningen lyder på mindre end 5.000 kroner, fortæller Johnny Olesen.

– Vi har besluttet at sætte en øvre grænse på 5.000 kroner. De udgør omkring 80 procent af vores samlede antal fakturaer, men kun otte procent af det samlede antal kroner og ører, der bliver brugt. Så ud fra en risikovurdering har vi sagt, at det er der, vi starter, siger Johnny Olesen.

Ikke en spareøvelse

Projektet i Vejle Kommune er blevet lanceret som en kvalitetsforbedring, og selvom der er lavet en business case, der viser, at kommunen og dens enheder kan spare penge på at lade en computer håndtere regningerne, så er det ikke en spareøvelse. Det har været op til den enkelte forvaltnings chef at beslutte, om forvaltningens enheder skulle kobles op på løsningen.

For at få så mange som muligt med på løsningen har Johnny Olesen og de folk, der arbejder på projektet, gjort meget ud af at forklare, hvad det kan.

LÆS OGSÅ Kommuner får datavagthunde
FOR ABONNENTER

– Vi har gjort sindssygt meget ud af kommunikationsdelen. Jeg har som leder været ude på institutionerne sammen med den dygtige projektleder og fortalt om systemet. Hun er vildt dygtig og har gjort et stort arbejde for at få folk til at have tillid til, at den her løsning er brugbar. Vi har for eksempel mødt alle skolesekretærerne, som typisk står for bogføring, og svaret på spørgsmål og tvivl, forklarer Johnny Olesen.

Og mens man som lægmand måske skulle tro, at bekymringer om, at systemet skulle lave fejl eller være sårbart over for svindel, ville fylde mest på de institutioner, der bruger systemet, så er det noget mere jordnært, der har fyldt meget hos medarbejderne, forklarer Johnny Olesen.

– De har måske siddet med bogføring i mange år og er opdraget til at følge et bestemt system. Og så holder de deres regnskab snorlige og har styr på det hele. Og de sætter en ære i, at deres system bliver holdt snorlige. Men den fuldautomatiske bogføring gør nogle ting lidt anderledes, end de har været vant til, og det kan gøre folk utrygge, oplever vi. De har for eksempel været vant til at notere bestemte ting på bilagene, så de nemt kan finde dem frem igen, hvis de skulle få brug for det. Der gør systemet det anderledes. Så vi har forsøgt at forklare dem, at man kan finde bilagene frem på en anden måde i det her system, siger Johnny Olesen.

Effektivisering

Ud over at overbevise de potentielle brugere om, at systemet kan klare opgaven lige så godt som et menneske, har effektiviseringspotentialet også været en del af kommunikationen om projektet. Vejle Kommune har regnet sig frem til, at det koster mellem 40 og 45 kroner i gennemsnit at håndtere en faktura, fra den ankommer, til den er betalt, bogført og arkiveret.

Med det fuldautomatiske system betaler kommunen ti kroner per fuldautomatisk betalt faktura, som systemet håndterer. Besparelsen kan de decentrale enheder som udgangspunkt beholde.

– Det er ikke nødvendigvis noget, der kan aflæses én til én på bundlinjen. Hvis en medarbejder sparer nogle timer om ugen, så kan det jo ikke omsættes til en ekstra medarbejder. Men den frigjorte tid kan måske bruges til andre opgaver, siger Johnny Olesen og fortsætter:

– Og så er der nogle arbejdsgange, der bliver væsentligt nemmere. Selve varemodtagelsen er forenklet markant. Før skulle en medarbejder, der modtog en faktura måske lige tjekke med pedellen, om varen nu også var modtaget. Det kunne tage lidt tid, og hvis de var lidt uheldige, kunne der gå så lang tid, at regningen blev betalt for sent. Det led er fjernet i systemet. Når varerne kommer ind ad døren, så tjekker de selvfølgelig, om mængden passer med følgesedlen, men derefter gør de ikke mere. Det er et af de steder, hvor man faktisk kan spare rigtig meget tid.

Kunstig intelligens eller regelbaseret

Der findes to overordnede måder at lave fuldautomatisk bogføring på. Den ene er såkaldt regelbaseret, hvor man fortæller en computer, at hvis en faktura kommer fra en bestemt leverandør og lyder på et beløb inden for en bestemt ramme, så skal den påføre et bestemt kontonummer og en bestemt konteringstekst, og sende fakturaen til betaling. 

Den anden måde er ved hjælp af kunstig intelligens, hvor computeren selv lærer at håndtere fakturaer ved at køre en stor mængde historiske data – altså gamle fakturaer – igennem systemet. Ligesom et menneske lærer computeren altså af tidligere tilfælde, hvordan det skal håndtere en ny faktura. Hvis den ligner noget, som systemet har set før, så ryger den til betaling. Hvis den falder uden for normen, skal den tjekkes efter. Forskellen er, at computeren opsamler erfaring meget hurtigere end et menneske.

Tillidsøvelse 

Og så skulle man måske tro, at leverandørerne kan fakturere hvad som helst, når fakturaerne ikke bliver holdt op mod de faktiske leverancer. Det kan de muligvis også nogle få gange, inden det bliver opdaget, men som Klaus Hyldborg Sørensen, budget- og regnskabschef i Esbjerg Kommune, forklarer, er det et spørgsmål om at have tillid til leverandørerne.

– Systemet er ikke immunt over for svindel, ligesom mennesker heller ikke er. Men vi har som udgangspunkt tillid til vores leverandører, og skulle de forsøge at snyde, så ville de jo ikke være leverandører i særlig lang tid. Og robotten gør det i hvert fald ikke nemmere at lave svig, siger han og tilføjer, at selvom en del af kontrollen er væk, så har lederne på kommunens institutioner en ret god fornemmelse for, hvad de har bestilt, og om de har fået leveret de rigtige varer eller ydelser.

Desuden er det kun kommunens godkendte leverandører, som systemet kan genkende, der får betalt fakturaer gennem det fuldautomatiske system.

Esbjerg har brugt fuldautomatiseret bogføring baseret på kunstig intelligens siden 2018. Her klarer systemet omkring 40.000 ud af Esbjergs 220.000 fakturaer, som kommunen modtager hvert år.

Skal udbredes mere

Også i Esbjerg har det krævet lidt af en kulturændring for medarbejderne at slippe bogføringstøjlerne og lade robotten overtage.

– Det har i høj grad været et udviklingsprojekt, hvor der i starten var mange ting ved robotten, der skulle finpudses i samarbejde med leverandøren af robotten. De små fejl, den har lavet, har til gengæld været en barriere for at få brugerne med, fordi en fjer let bliver til fem høns i den sammenhæng, forklarer Klaus Hyldborg Sørensen og fortsætter:

– Fejlen kan sådan set være væsentlig nok, men det gør ikke robotten fejlbehæftet. Det betyder bare, at der er ting, der skal justeres. Og i nogle tilfælde er det vores egne måder at kontere på, der kan optimeres, mere end det er robotten, der skal justeres.

I både Vejle og Esbjerg arbejder de sammen med leverandøren på at få systemet til at kunne håndtere endnu flere fakturaer, end det gør nu.

Kommunal regnskabsføring er en kompliceret størrelse med tusindvis af forskellige konteringsnumre og flere forskellige systemer fra forskellige leverandører, der skal arbejde sammen. Derfor, forklarer både Esbjerg og Vejle, er der en ret stor andel fakturaer, som robotten ikke kan håndtere endnu.

Hvis en borger sender en lægeerklæring, som kommunen skal betale, så kræver det et opslag i et andet system for at tjekke, om det også passer, at kommunen skal betale for den lægeerklæring. Det kan det fuldautomatiske system ikke håndtere endnu. Desuden er der en række fakturaer, som ikke kommer ofte nok til, at de kan komme igennem systemet endnu.

– Vi er kommet frem til, at 120.000 af vores 220.000 fakturaer i princippet kunne betales igennem systemet. Men de 80.000 af dem kan systemet ikke genkende endnu og kan derfor heller ikke ordne bogføringen, siger Klaus Hyldborg Sørensen.

Det kan være fakturaer, som kommunen kun sjældent modtager. Et avisabonnement for eksempel, der kun bliver betalt en gang om året, vil det tage noget tid, før robotten lærer at genkende og dermed kunne betale og bogføre.

I Esbjergs business case er målsætningen, at systemet i løbet af fire år fra starten skal kunne håndtere godt halvdelen af kommunens fakturaer og give en besparelse på 2,9 millioner kroner om året. •  jki@kl.dk

Fejl og mangler

Hver måned gennemgår den ansvarlige leder en liste over de fakturaer, der er blevet betalt af den fuldautomatiske løsning. Systemet udtager desuden stikprøver i form af fakturaer, der skal kontrolleres manuelt. På den måde minimeres antallet af fejl, og systemet kan tilpasses, hvis det gør noget uhensigtsmæssigt.

Både Esbjerg og Vejle fortæller, at de har oplevet ganske få fejl i den tid, de har brugt en kunstigt intelligent computer til at håndtere deres fakturaer. Og fejlene har i ingen tilfælde været graverende som fejlbetalinger eller lignende. Der har oftest været tale om, at systemet påfører et andet konteringsnummer, end menneskene selv havde valgt.

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Virtuel maskine klarer regningerne Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger