Illustration: Gitte Skov
Illustration: Gitte Skov
Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 14 / 2020

Hvis medarbejderne trives, så skal resultaterne nok komme

Tal med den enkelte medarbejder, brug digitale teknologier med omhu, og kombinér det med møder på kontoret og mentalt nærvær. Sådan lyder forskernes råd til ledere, der har brug for at praktisere god distanceledelse.
tekst Sascha Reiffenstein Petersen

Mange har været tvunget til at arbejde hjemmefra på grund af coronapandemien. Nogle er måske nødt til at blive ved med det, og andre kan måske se nogle fordele ved at arbejde hjemme et par dage om ugen. 

Kombinerer man hjemmearbejdsdage med arbejdsdage på kontoret kan man både få fleksibilitet og det fysiske samarbejde med kollegaerne. 

Caroline Grøn, forsker i offentlig ledelse og lektor ved Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Aarhus Universitet, vil anbefale en model, hvor begge dele indgår, hvis det kan lade sig gøre. Hun forsker blandt andet i betydningen af distance og brugen af digitale værktøjer i forbindelse med ledelsespraksis.

Hun fremhæver vigtigheden i, at man både tilpasser arbejdsstrukturen til sin enhed og til den enkelte medarbejder, når man skal lede fra distancen. 

  Hvis man skal udøve god distanceledelse, skal man starte med at kigge på, hvad enhedens opgaveløsning lægger op til, hvad er det for nogle medarbejdere, man har, samt hvad de efterspørger. Nogle vil hente deres børn tidligt og arbejde lidt om aftenen. Andre synes, det er rigtig dejligt at komme ind på kontoret i otte timer og have helt fri, når de går, siger Caroline Grøn og understreger, at der selvfølgelig er nogle kommunale arbejdspladser, der er mere oplagte til hjemmearbejde end andre. 

– Det er klart, at der er mange kommunale funktioner, hvor man ikke kan være ret meget hjemme, fordi der er ældre, der skal plejes, og børn, der skal passes samt undervises. Måske kan man lave noget forberedelse derhjemme, men ikke mere end det, siger hun.

Uanset om der er tale om en arbejdsplads med mulighed for mange eller få hjemmearbejdsdage, så er noget af det vigtigste, ifølge Caroline Grøn, at medarbejderne oplever en leder, som er tilgængelig og mentalt nærværende, selvom man fysisk sidder hvert sit sted og arbejder. 

– Man taler om, at der er forskellig grad af righed i den kommunikation, man har, alt efter om man mødes fysisk, kan se hinanden på en skærm, taler i telefon eller sender e-mail frem og tilbage. Derfor skal man som leder vælge en kommunikationsform, der skaber den grad af nærhed, der er brug for i den enkelte situation. 

LÆS OGSÅ Middelfart ansætter ny chef for senior og velfærd

Hun kommer med et eksempel. 

– Hvis jeg gerne vil have en medarbejder til at løse en opgave, jeg ved, han eller hun ikke har så meget lyst til, så vil det være langt bedre at ringe end at skrive en e-mail. Men det allerbedste vil være, hvis medarbejderen kan se mit kropssprog og aflæse, at jeg godt ved, at det er en træls opgave, som jeg er rigtig glad for, at medarbejderen alligevel løser.

Caroline Grøn forklarer også, at det som leder vil opleves nemmere at praktisere god distanceledelse, hvis man har skabt og fortsat opbygger gode sociale relationer til sine medarbejdere, når man fysisk er til stede på arbejdspladsen, fordi man kan tage de sociale bånd og måden, man taler sammen på, med over i den digitale kommunikation. 

– Det har vi set i forbindelse med corona, hvor hjemmearbejdet formentlig kun har kunnet fungere godt, fordi man rent faktisk har brugt en masse tid sammen på arbejdspladsen, inden man blev sendt hjem. 

Sammen og hver for sig 

Økonomisektoren i Lolland Kommune er et af de steder, hvor man har valgt at indføre et tilbud om mere hjemmearbejde. Som teamleder i kommunen kan Lone Brylle nikke genkendende til de pointer, som Caroline Grøn fremhæver. Samtlige af de 14 medarbejdere i det team, Lone Brylle er leder for, er positivt stemte over for det nye hjemmearbejdstilbud, der kommer til at gælde hver mandag og fredag i tre måneder, hvorefter der skal evalueres på ordningen. Nogle enkelte medarbejdere har dog indimellem knas med internetforbindelsen på deres bopæl på landet, og derfor er det ikke sikkert, at tilbuddet vil være en god løsning for dem. Det er også derfor, at det er et tilbud og ikke et krav, fortæller Lone Brylle, der samtidig med lederjobbet er ved at læse en master i offentlig ledelse. Hun har netop valgt at skrive sin masterafhandling om kommunal distanceledelse. 

– Tilbuddet til medarbejderteamet handler om at få det bedste ud af de to verdner; det fysiske møde på arbejdspladsen og fleksibiliteten ved at arbejde hjemmefra, siger hun.
Det første har både Lone Brylle og medarbejderne savnet i den periode, rådhuset var lukket for fysisk fremmøde på grund af coronapandemien. Men samtidig har teamet også oplevet fordele som fleksibilitet og øget effektivitet ved hjemmearbejdet, når der for eksempel blev udført opgaver, der egner sig godt til at blive lavet af en enkelt medarbejder. Der er eksempelvis den opgavetype, Lone Brylle kalder transaktionsopgaver, hvor medarbejderne primært skal sidde fordybet bag computerskærmene. De erfaringer bliver taget med ind i tilrettelæggelsen af den nye ordning.  

– De opgaver, man kan gøre effektivt alene, skal laves hjemmefra mandag og fredag, og så skal vi mødes om udviklings- og samarbejdsopgaverne tirsdag, onsdag og torsdag, fortæller Lone Brylle. 

Hun er godt klar over, at det faktum, at økonomiafdelingen ingen borgerkontakt har, gør det nemmere for dem at indføre effektivt hjemmearbejde, end det for eksempel vil være for en borgerserviceafdeling. 

LÆS OGSÅ Flere penge er ikke hele svaret
FOR ABONNENTER

Morgenhilsen, grin og jeopardy

Selvom det er oplagt for en arbejdsplads som økonomisektoren i Lolland Kommune at indføre faste hjemmearbejdsdage, så er der især én ting, forsker i offentlig ledelse, Caroline Grøn vurderer, at man skal være opmærksom på. 

– Hvis man for eksempel kun møder ind på kontoret tre dage om ugen, er der en risiko for, at man ender med at have en kalender med møder næsten uafbrudt fra klokken ni til klokken 15, så man ikke er tilgængelig for resten af enheden. Det koster på den sociale sammenhængskraft. For nogle vil det ikke gøre den store forskel, men for andre vil det opleves som et tab af socialt samvær med kollegaerne, siger Caroline Grøn.
Vigtigheden i at fastholde den sociale sammenhængskraft bakker hendes kollega Mathilde Winsløw op om. Hun er ph.d.-studerende ved Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse på Aarhus Universitet, hvor hun især beskæftiger sig med digitale teknologiers betydning, når man leder på distancen. 

– Fra flere undersøgelser har vi set, at noget af det, der kan være problematisk ved hjemmearbejde, er, at man mister følelsen af fællesskab og den kampånd, der handler om, at vi gør noget sammen. Den ånd kan der være særligt behov for i den offentlige sektor, hvor folk typisk er drevet af det, vi kalder public service-motivation. Man vil gerne gøre noget godt for andre og for samfundet som helhed, siger Mathilde Winsløw. 

At holde fast i sammenholdet og holde humøret oppe er også noget af det, som Lone Brylle fra Lolland Kommune har måttet arbejde særligt for under coronapandemiens nedlukning. Blandt andet skrev hun hver dag en e-mail med en morgenhilsen til medarbejderne, der både kunne indeholde vigtige informationer, nyheder, sjove indfald og bekymringer. 

– Flere af dem har uafhængigt af hinanden sagt, at morgenhilsnerne har været en opmuntring, siger Lone Brylle, der også har holdt ugentlige videoteammøder og arrangeret online-jeopardy op til flere gange, blandt andet med økonomirelaterede spørgsmål.
– Det tog bare en time hver gang, men det gav lige et godt grin. Det var rigtig festligt og med præmier og det hele, siger Lone Brylle og fortsætter: 

– De sociale relationer betyder bare så meget, og jeg har den filosofi, at hvis medarbejderne trives, så skal resultaterne nok komme. Det er fundamentet for det gode arbejdsmiljø. 

Spørg dem direkte 

Udover den sociale sammenhængskraft kan det ledelsesmæssige nærvær også blive sat ekstra på prøve i forbindelse med distanceledelse, fordi det naturlige møde ved kaffemaskinen eller den relativt korte gåtur mellem lederen og medarbejderens skrivebord skal erstattes med eksempelvis telefonopkald, videomøder og e-mail. Det handler om, hvorvidt man kan få fat i sin leder men også om, hvor meget man taler sammen, og om man oplever engagement og tilstedeværelse, uanset hvilken kommunikationsform man bruger, forklarer Caroline Grøn. 

– I det fysiske rum er det jo heller ikke lige så sjovt at have samtaler med folk, der hele tiden kigger på deres mobiltelefoner, og det er et eksempel på, at man jo godt kan være til stede uden at være nærværende. Nærvær handler også om at være mentalt til stede, hvilket også er vigtigt, når man leder på distancen, siger hun. 

LÆS OGSÅ Ældre på plejehjem får så mange piller, at der ikke er plads til morgenmad
FOR ABONNENTER

Spørgsmålet er så, hvordan man som leder finder den bedste måde at være mentalt til stede på. Det har Mathilde Winsløw nogle bud på. 

– Det er vigtigt, at man tager en individuel snak med medarbejderne. Spørg dem direkte: ”Hvor meget skal jeg være der og på hvilken måde?” Men man skal heller ikke kun lade det være efterspørgselsdrevet, siger hun.

Mathilde Winsløw forklarer nemlig, at nogle medarbejdere kan være gode til at sige, hvad de har brug for, mens andre måske er mere introverte eller bare ikke får ringet. 

– Det kan faktisk godt være nogle af dem, der ikke selv ringer, som har mest brug for kontakt. Derfor er det en god ide at være struktureret og få lavet en forventningsafstemning med alle medarbejdere, uddyber hun. 

Få styr på teknikken

Anden del af forventningsafstemningen handler om, hvilken måde kontakten mellem leder og medarbejder skal foregå på, og her kommer de forskellige teknologiske muligheder i spil. Udover at være opmærksom på, hvad den enkelte medarbejder foretrækker, bør man også vurdere, hvad de forskellige digitale værktøjer hver især har af styrker og svagheder, fortæller Mathilde Winsløw. 

– Er det informationer, der skal gives bredt ud til alle, så er e-mail en ganske udmærket ide, fordi du kan gemme det og vende tilbage til det. Men hvis du skal indgå i en diskussion, så skal du have kropssprog, følelser og engagement på banen. Her vil det være oplagt at bruge nogle mere righoldige teknologier, såsom Skype, Teams eller Zoom. Men selvom videomøder er gode, så kan vi jo faktisk ikke se hinanden i øjnene via en skærm, og derfor skal man samtidig overveje, hvornår det giver mening at mødes fysisk, siger hun og tilføjer: 

– For eksempel hvis det drejer sig om en fyring. Det ville jeg personligt have det ret svært med skete over et videomøde. Når man skal ansætte nye folk, er førstehåndsindtryk, kropssprog og humor også rigtig vigtigt, siger hun. 

Overordnet råder Mathilde Winsløw til, at man som leder sætter sig ind i, tænker over og kombinerer de forskellige digitale muligheder. Derudover skal man være opmærksom på tekniske vanskeligheder. 

LÆS OGSÅ Ishøj henter ny velfærdsdirektør i København

– Vanskelighederne kan deles op i to. Den ene del handler om selve teknologien; hvorvidt den er god nok. Den anden del er medarbejdernes og ledernes kompetencer; ved de, hvordan man bruger det. Her kan man også som leder lave nogle spilleregler og vælge, om man vil have en ordstyrer, om man vil have alles videofunktion tændt og derudover inddrage medarbejderne i valgene, siger Mathilde Winsløw og kommer derefter med et sidste budskab.  

– Der findes ingen universelle løsninger på, hvordan man udøver digital distanceledelse. Man bliver nødt til at forholde sig til den kontekst, man befinder sig i. Derfor er det vigtigt, at hver enkelt leder reflekterer over sit brug af digitale teknologier og hjemmearbejde, så både ledere og medarbejdere bliver bevidste om, hvordan de bruger de nye muligheder og får et sprog for det, siger Mathilde Winsløw. 

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Hvis medarbejderne trives, så skal resultaterne nok komme Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger