Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 07 / 2017

Robotterne kommer – fremtiden er landet

Der kan både være økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster at hente ved at overlade ensformige og rutineprægede opgaver til en digital kollega. Flere kommuner er i gang, og et fælleskommunalt initiativ skal sætte skub i udviklingen.
tekst Søren Frederik Bregenov, chefkonsulent i KL’s center for Digitalisering og Borgerbetjening

Med selvbetjeningsløsninger og andre teknologiske velfærdsløsninger er den kommunale sektor godt på vej med digitalisering, men på trods af mange års fokus på digitalisering af manuelle arbejdsprocesser er der fortsat flere kommunale opgaveområder, hvor der er potentiale for automatisering af manuelle sagsgange og processer – blandt andet på grund af nye teknologiske muligheder. Der er typisk tale om manuelle processer, hvor de faglige medarbejdere må fungere som ”kontorstolsintegratorer”, fordi arbejdsopgaven løses i flere forskellige it-systemer, som ikke taler sammen, og hvor det er for dyrt at lave integrationer – i hvert tilfælde på den korte bane. Flere kommuner er derfor begyndt at eksperimentere med ”software-robotter”. 

Automatisering på kommunernes dagsorden

Mange kommuner er i gang eller overvejer at gå i gang med at automatisere manuelle processer blandt andet ved brug af RPA-løsninger. Baggrunden for at gå i gang er oftest gevinster forbundet med effektivisering, når de manuelle processer bortfalder. Men der er faktisk også væsentlige kvalitetsgevinster, når man automatiserer, for eksempel bliver de automatiske processer udført på den samme måde hver gang, hvilket sikrer ensartet udførelse og god dokumentation. De automatiske processer bidrager derfor på bundlinjen, både hvad angår effektivitet og kvalitet, og som direkte konsekvens bliver der mere tid til de faglige og komplekse opgaver.

Men RPA-løsninger er også en anden form for digitalisering, og det vækker positiv klang i mange kommuner. Oftest tager det årevis at udvikle, anskaffe og implementere it-løsninger. Men det er ikke tilfældet med RPA-løsninger, som er relativt enkelt at gå i gang med. Løsningen kræver ingen nye it-systemer eller nævneværdig omlægning af eksisterende processer. ”Robotten” arbejder direkte på de nuværende fagsystemer, ligesom hvis det var en medarbejder, der løste opgaven.

Der er allerede eksempler fra flere kommuner, hvor man på 8-12 uger er lykkedes med at finde en egnet proces og derefter få den automatiseret og implementeret. Den korte tidshorisont koblet med det faktum, at RPA-teknologien ikke er en omkostningstung løsning, bevirker, at der relativt nemt kan realiseres effektiviseringsgevinster. RPA-løsninger løser dog ikke de grundlæggende strukturelle, arkitektoniske udfordringer i system-porteføljen, hvorfor man sideløbende sagtens kan og bør arbejde med en langsigtet arkitekturstrategi med udgangspunkt i den fælleskommunale rammearkitektur. 

Robotter skaber værdi

I Koncern It i Københavns Kommune har man arbejdet dedikeret med robotteknologi i omkring halvandet år. ”Vi bruger RPA-løsninger til at øge kvaliteten i vores transaktions- flow og skabe tid til mere kvalitativ sagsbehandling”, fortæller Mads Buch Andersen, som er kontorchef i det nye Robotics Centre of Excellence. Automatiseringssatsningen blev startet for halvandet år siden. ”Med få ressourcer og et helt minimalt teknisk set-up gik vi i gang med at se på, hvilke manuelle processer som var egnede til automatisering. Der var opbakning i direktionen til projektet, og vi startede ud med at lave et proof of concept på processen omkring oprettelse af en personalesag og skrivning af et fratrædelsesbrev”.  

I Københavns Kommune har man allerede opnået gode resultater. Kommunen har derfor etableret et Robotics Centre of Excellence, hvor fokus er på automatisering af manuelle processer gennem brug af software. Centeret består af et team på tre proces- og automatiseringskonsulenter og tre udviklere. I forbindelse hermed har teamet udviklet et koncept, som kan bruges til at udpege, hvilke processer som egner sig bedst til automatisering. 

Med konceptet under armen tager teamet ud og hjælper forvaltningerne med at screene, hvilke processer som egner sig til automatisering. Mads Buch Andersen fortæller, at teamet efter en femtimers workshop med en forvaltning kan stå med en bruttoliste på 25-30 potentielle processer (eller opgaver), som så skal analyseres nærmere for deres egnethed. Kendetegnende for de processer, som egner sig til automatisering, er, at det er en regelbaseret proces, hvor der er adgang til strukturerede data og ikke foretages skøn. Samtidig er det vigtigt, der er et klart defineret start og stop, samt en høj volumen, fortæller han. ”Det anbefales desuden, at de første processer, der forsøges automatiseret, arbejder i så få systemer som muligt. Vi startede med en på overfladen simpel proces, men endte med en proces med seks systemer – det gjorde det hele lidt mere bøvlet end forventet”. Men et godt fundament for at gøre det bedre næste gang, tilføjer Mads Buch Andersen. 

Casen med fratrædelsesbrevene er dog fortsat et godt eksempel, som har dannet grundlag for Københavns Kommunes videre arbejde med automatisering. Oprettelser af personalesager og skrivning af fratrædelsesbreve er ikke noget, vores faglige medarbejdere betragter som en ønskeopgave, fortæller Mads Buch Andersen. Det er en opgave, som kræver, at man henter data i flere forskellige systemer. Så risikoen for fejlindtastninger er absolut tilstede. I Københavns Kommune laver man mere end 8.000 fratrædelsesbreve om året, så der er en relativ høj volumen kombineret med en tidskrævende proces. Investeringen vil derfor hurtigt kunne tjenes hjem. ”Men faktisk er den største gevinst ved projektet ensretningen af måden, som processen bliver gennemført på”, fortæller Mads Buch Andersen. 

Fælles initiativ er søsat

Det er blandt andet erfaringerne fra København og andre kommuner, som er årsagen til, at der i det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram er medtaget et projekt om automatisering af manuelle processer. 24 kommuner fra hele landet deltager i projektet, som i første omgang skal udarbejde en bruttoliste med processer, som umiddelbart egner sig til automatisering, selvom et væsentligt opmærksomhedspunkt er, at processerne sjældent vil være helt sammenlignelige på tværs af organisationer blandt andet på grund af et forskelligt systemlandskab.

I projektet vil der blive trukket på de erfaringer, som blandt andre København, Odense, Randers, Esbjerg og mange flere har gjort sig. Men man kigger også til de erfaringer, som staten og virksomheder i den private sektor gør sig. Det fælleskommunale projekt løber frem til efteråret 2017, men de første resultater fra projektet forventes offentliggjort allerede inden sommerferien, så resultaterne kan indgå i kommunernes budgetlægning for 2018. •

RPA – den digitale kollega 

Robotic Process Automation (RPA) er et stykke software, der kan programmeres til at udføre præcis de samme handlinger på computeren, som medarbejderne normalt vil udføre manuelt med tastatur og mus. Man kan sige, at RPA’en er en digital kollega, der hjælper de faglige medarbejdere med regelstyrede og ensformige opgaver, for eksemepel hvor medarbejderen manuelt skal flytte data eller dokumenter fra et eller flere systemer til et andet.

Eksempler på RPA-processer i Københavns Kommune

  • Opret personalesag i ESDH system og skrive fratrædelsesbrev + send til eBoks (via Doc2Mail).
  • Opret personalesag i ESDH system og skrive brev vedr. organisatorisk ændring + send til eBoks (via Doc2Mail).
  • §82 – brev vedr. tandbehandling inkl. notatskrivning i CSC social.
  • Arkivering af børne-/straffeattester.
  • Lønkørsel af refusioner.
  • Generering af kassekladde ifm. afstemning af kontantkasser.
  • Indberetning af engangstillæg i Opus Personale, samt opret p-sag + brevskrivning + send til medarbejder, leder og faglig org.
  • Udbetaling af 6. ferieuge.
  • Indberetning af simple fratrædelser i lønsystemet (timelønnede).
  • Print af aktindsigter fra forskellige fagsystemer.
  • Arkivering af breve i et EDH system tilknyttet Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen.
  • Sagsforberedelse ift. de kvartalsvise samtaler omkring kontanthjælp.
  • Notatskrivning i CSC social ifm. ”søskende”.

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Robotterne kommer – fremtiden er landet Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger