Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 21 / 2016

Samarbejde om digitalisering gavner bundlinjen

Med den for nyligt lancerede digitale handlingsplan hæver kommunerne i fællesskab ambitionsniveauet for at udnytte de digitale muligheder til at yde en endnu bedre og mere effektiv og sammenhængende service til borgere og virksomheder.
tekst Søren Frederik Bregenov, chefkonsulent i KL’s center for Digitalisering og Borgerbetjening

Den nye fælleskommunale digitale handlingsplan blev klar i foråret. Kommunerne og KL er dermed gået i gang med næste etape af det fælleskommunale samarbejde om digital forretningsudvikling. Handlingsplanen rækker indtil 2020 og består af 29 initiativer inden for og på tværs af de kommunale kerneområder.

Handlingsplanen har et særligt fokus på kommunernes opgave med at få implementeret og realiseret gevinster ved de initiativer, som igangsættes, eller som allerede er i gang. Eksempelvis står et nyt implementeringsinitiativ lige for døren, som skal understøtte kommunernes arbejde med at få nytte af de nye og forbedrede grunddata på blandt andet ejendoms- og adresseområder. Det betyder blandt andet, at de kommunale medarbejdere nemt og mere effektivt kan løse deres opgaver uden at bekymre sig om, hvorvidt borgerens adresse nu også er korrekt.

Det eksisterende fokus på implementering af velfærdsteknologi videreføres på nye områder. Samtidig bliver der i efteråret 2016 igangsat en omfattende indsats i forhold til arbejdet med it- og datasikkerhed. Kommunernes fokus på it-sikkerhed er særligt vigtigt for at bevare borgernes tryghed og tillid til den offentlige behandling af data om dem. Og det er afgørende for den fortsatte udnyttelse af de digitale muligheder. 

Digitalisering med effekt

Der er god økonomi i, at kommunerne arbejder sammen om digitale initiativer. Handlingsplanen for 2010-2015 vurderes at have ført til en økonomisk gevinst på cirka 1,6 milliard kroner årligt, som kan realiseres af kommunerne allerede fra 2016. På nogle områder indfries gevinsterne først i fuldt omfang efter en længere indfasning, så gevinstpotentialet vurderes derfor at stige frem mod 2019. En stor del af gevinsten kommer som følge af KOMBIT og Udbetaling Danmarks opgave med at reducere omkostninger til de store it-fagsystemer. 

LÆS OGSÅ Robot-kandidater står på spring

Initiativerne i den nye fælleskommunale handlingsplan skal også resultere i mærkbare kvalitets- og effektiviseringsgevinster, som kan høstes lokalt. Derfor vil der som led i alle de nye initiativer blive udarbejdet business cases, der skal vise gevinsternes størrelsesorden, og hvor gevinsterne er. 

Gevinster ved digitalisering frem mod 2020

Hidtil har digitale initiativer især handlet om at høste gevinster, når medarbejdere sparer tid ved at benytte digitale løsninger i opgavevaretagelsen, eller når borgere og virksomheder ”flytter” over på billigere og effektive digitale kanaler. 

Fremover vil der fortsat være fokus på effektivisering gennem digitalisering. Men effektiviseringsgevinsterne opnås kun i fuld skala, hvis kommunerne har fokus på løsninger, som er mere brugervenlige, tilgængelige og sammenhængende. Som led i handlingsplanen er der derfor igangsat et tværgående program om sammenhængende digital service, hvor fokus er på det digitale møde med kommunen via særligt selvbetjeningsløsninger. 

Programmets indsatser handler blandt andet om at effektivisere dialogen med borgere og virksomheder ved at udvikle en fælles tilgang til servicedesign og om at effektivisere sagsbehandlingen gennem mere sammenhængende digitale løsninger. Det kan være sammenhæng mellem sagsbehandling på flere forvaltningsområder, som borgeren typisk er i kontakt med i samme sag, eller det kan være bedre sammenhæng mellem selvbetjeningsløsninger og fagsystemer og oplysninger i forvaltningen. Det skal føre til konkrete gevinster i kommunerne som: 

  • Bedre service for borgere og virksomheder ved, at deres møde med den kommunale service opleves sammenhængende, nær og personlig. Dette realiseres for eksempel ved at tilvejebringe fælles værktøjer til arbejdet med servicedesign, der kan højne kvaliteten af den digitale service, så selvbetjeningsløsninger og bedre adgang til egen oplysninger giver borgerne en bedre oplevelse. 
  • Effektivitet i form af sparet tid og reducerede udgifter gennem bedre sammenhæng mellem selvbetjeningsløsninger og fagsystemer. Og brugervenlige og tilgængelige selvbetjeningsløsninger vil betyde færre informationshenvendelser til kommunerne som følge af, at borgeren nemmere kan klare sit gøremål digitalt.

Med de nye initiativer lægges der op til et bredere perspektiv på gevinster. De digitale løsninger skal også bruges til at forandre og udvikle hverdagen i for eksempel dagtilbuddene, hvor de digitale redskaber blandt andet bruges til leg og læring. Det er for eksempel tilfældet, når børnene laver deres egen historie med videoklip, billeder og tale på en tablet, som så kan bruges senere af både barnet, pædagoger og lærere i børnehave og skole. Samme udvikling er godt på vej i folkeskole, beskæftigelsesindsatsen og i det nære sundhedsvæsen mv. Perspektiverne er store. 

Den lokale indsats er kilden til succes

Forudsætningen for, at den fælleskommunale digitale handlingsplan lykkes, er, at topledelsen i den enkelte kommune har gevinstrealisering højt på dagsordenen. En tidligere undersøgelse, som KL har gennemført, peger også i den retning. 69 procent af direktionerne svarer således, at den forudsatte gevinstrealisering kun sker delvist i digitale projekter, så der er god grund til at holde fast i en indsats her. 

Ud fra det hidtidige kommunale arbejde med gevinster er det KL’s erfaring, at topledelsen i den enkelte kommune særligt skal adressere følgende for at få mest muligt ud af de digitale tiltag:

1. Gør effektivisering til et vilkår. Hvis digitaliseringsprojekterne skal bidrage til effektivisering, lykkes topledelsen, hvis det er gjort til en del af hele organisationens DNA, at effektivisering er et grundvilkår for kommunens arbejde med at sikre økonomisk råderum til nye initiativer.

2. Gør udvikling til et vilkår. De nye fælleskommunale og fællesoffentlige indsatser skal indpasses i egne lokale strategier og forandringer, som man allerede arbejder med. De skal hægtes op på de vigtigste politiske mål og blive en del af den samlede bevægelse i kommunen. På den måde bliver de nye fælleskommunale initiativer ikke blot projekter, som bare skal gennemføres, fordi de er besluttet fælleskommunalt, men til meningsfulde indsatser, som passer ind i den lokale sammenhæng. 

3. Understøt og fokuser på organisatorisk forandring. Endelig kræver realisering af gevinster et stærk fokus på organisatorisk forandring, herunder ændring af arbejdsgange og organisering.

Nu går arbejdet med at realisere initiativerne i handlingsplanen i gang. For kommunerne er opgaven nu, at få indholdet i den nye digitale handlingsplan forankret i topledelsen og få rustet organisationen til de nye muligheder.  •

Læs mere om den fælleskommunale digitaliseringsstrategi på www.kl.dk/digi 

/ScaledImages/_Global_Artikelbilleder_2016_DK-21___Side-42-1_645.jpg

Spørgeskemaundersøgelsen blev gennemført forud for KL’s direktionskonference i december 2015. 52 kommuner har deltaget i spørgeskemaundersøgelsen. Dette giver en samlet svarprocent på 53.


Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Samarbejde om digitalisering gavner bundlinjen Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger