Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 20 / 2016

Indkøbsdata skal løfte fremtidens effektiviseringsarbejde

Indkøbsområdet har i længere tid stået højt på listen, når kommunerne skal hente effektiviseringsgevinster. Men nu får kommunerne nogle nye og helt unikke muligheder for at sammenligne sig med andre kommuner på en række centrale nøgletal på indkøbsområdet.
tekst Peter Riis, chefkonsulent i KL’s Økonomiske Sekretariat og Peter Østergaard, teamleder i KL’s Økonomiske Sekretariat

Den enkelte kommune får nu et godt grundlag for at styrke og målrette effektiviseringsindsatsen endnu mere. Effektive indkøb er en oplagt vej til at realisere gevinster på bundlinjen, uden at det går ud over servicen til borgerne. Det giver ikke dårligere hjemmepleje, når kommunen har fået en skarp pris på den bil hjemmehjælperen kommer kørerende i. Tværtimod giver skarpe indkøbsaftaler et større økonomisk råderum, når kommunens skal prioritere service. 

Kommunerne gør derfor en stor indsats for at opnå de bedste og billigste aftaler, og indkøb fremhæves ofte som et af de vigtigste effektiviseringsområder. Arbejdet slutter dog ikke, når man er tilsluttet gode aftaler. Tværtimod nytter det ikke noget, hvis kommunen ikke har en moden indkøbsadfærd, hvor man rent faktisk får anvendt aftalerne. Dette lokale implementeringsarbejde kræver data og ledelsesinformation om indkøb.

Heldigvis er der gode forudsætninger for at skaffe denne information. Den elektroniske fakturering sikrer en mængde data, hver gang der købes for eksempel nye computere eller kontorstole om antal, priser, leverandører m.m. For at få udbytte af disse data har de fleste kommuner investeret i systemer, der kan systematisere data og vise, hvor effektivt de forskellige forvaltninger, skoler, daginstitutioner og så videre køber ind. 

Men hvordan klarer kommunen sig egentligt som kommune i forhold til andre kommuner, når det handler om at købe effektivt ind? Sådanne spørgsmål kan de nuværende systemer ikke besvare. Det kræver et fælles datagrundlag, hvor der udarbejdes centrale nøgletal på indkøbsområdet. Med fælles data kan der laves kommunespecifikke rapporter, hvor den enkelte kommune kan se, hvordan den klarer sig i forhold til andre kommuner – det kan understøtte den enkelte kommunes effektiviseringsindsats.

LÆS OGSÅ Kommunale effektiviseringer hele vejen rundt

50 kommuner viser vejen

KL har sammen med SKI og 50 kommuner for nyligt gennemført et fælles projekt om netop at tilvejebringe et sådan fælles datagrundlag på indkøbsområdet. 

De 50 kommuner afleverede alle deres eFakturadata fra 2014 til SKI. Og det er ikke små datamængder, vi taler om. Samlet indeholder det 6,8 millioner fakturaer og 47 millioner fakturalinjer – svarende til fakturadata på i alt 75 milliarder kroner.

Omfanget af indkøbsdata gør det til en unik database, som ikke tidligere er set lignende på indkøbsområdet i Danmark.  Tidligere har kommunerne opgjort nøgletal på forskellig vis, men med et fælles datagrundlag har det været muligt for en arbejdsgruppe med kommuner, SKI og KL at fastlægge en fælles opgørelsesmetode i udarbejdelsen af nøgletal – og dermed også en ensartet målestok for vurderingen af, hvordan man som kommune klarer sig i forhold til andre kommuner. I en række kommunespecifikke rapporter kan den enkelte kommune således se, hvordan den placerer sig i forhold til andre kommuner på nogle centrale nøgletal på indkøbsområdet.

Gevinster kræver indsats i kommunen 

De fælles data viser, at der er betydelig forskel på, hvor godt kommunerne klarer sig på en række væsentlige parametre.

LÆS OGSÅ Kommunerne bruger konkurrenceudsættelse intelligent

Mange kommuner har eksempelvis tilsluttet sig de fælles forpligtende indkøbsaftaler gennem SKI, som giver markant lavere priser, end hvis man står uden for den fælles aftale. Men her viser data, at der er betydelig forskel på, hvor gode kommunerne har været til rent faktisk at anvende de fælles aftaler – også kaldet compliance – og dermed hente gevinsterne. 

Eksempelvis er der, som det fremgår af figuren, betydelige forskelle på, hvor gode de kommuner i projektet, der er tilsluttet aftalen for kontorvarer, er til at anvende aftalen.  Det understreger, at mange kommuner med fordel kan arbejde målrettet for at øge graden af aftaleanvendelse. Det samme billede gør sig gældende for andre varekategorier. I figuren er kommunerne anonymiseret, men i de tidligere nævnte kommunespecifikke rapporter kan den enkelte kommune naturligvis se, hvor den selv er placeret. 

Det fælles datagrundlag har også gjort det muligt at undersøge, hvilke gevinster den enkelte kommune har opnået ved at være tilsluttet de fælles forpligtigende indkøbsaftaler. Resultaterne dokumenterer markante besparelser på aftalerne. Eksempelvis har de kommuner, der har købt aftørringspapir ind via SKI’s forpligtende aftale gennemsnitligt opnået gevinster på 44 procent i forhold til de kommuner, der ikke har været tilsluttet aftalen. Og der er vel at mærke tale om nøjagtigt de samme varer fra de samme leverandører. De 44 procent er en gennemsnitsbetragtning, og der vil naturligvis altid være eksempler på kommuner, der kan få for eksempel specifikke varer billigere end med den fælles aftale. I de kommunespecifikke rapporter kan de deltagende kommuner således se, hvilke gevinster de hver især har opnået ved at være tilsluttet de enkelte forpligtende aftaler. 

En anden af de rapporter, som kommunerne har modtaget, sammenligner kommunernes indkøbsmønstre. Her kan den enkelte kommune for eksempel se om den foretager mange små indkøb eller færre større indkøb i forhold til andre kommuner. Mange små indkøb bliver samlet set dyrt for kommunen, da der er en række transaktionsomkostninger forbundet med at håndtere fakturaer. 

LÆS OGSÅ Effektiviseringsprogrammet går ind i en ny fase

Hovedformålet med at samle, bearbejde og formidle data og resultater er at give hver enkelt kommune viden om, hvordan lige præcis deres kommune klarer sig på disse parametre i forhold til andre kommuner. De kommunespecifikke rapporter giver ikke alle svarene, men de kan give vigtig viden om, hvor den enkelte kommune bland andet kan fokusere i det videre effektiviseringsarbejde. 

Det fælles datagrundlag giver som en sidegevinst ny viden om, hvordan den kommunale sektor samlet køber ind og til hvilke priser. Det gør det muligt for SKI at sikre endnu bedre fælles aftaler, der dækker de faktiske behov og har endnu skarpere priser.

Få temperaturmåling for din kommune

Det fælles datagrundlag, der er omtalt i denne artikel, er tilvejebragt for de 50 deltagende kommuner i det nævnte projekt. Der har imidlertid været så stor interesse for projektet og resultaterne blandt kommunerne, at KL i efteråret vil tage initiativ til, at der etableres en mere permanent model for fælleskommunale indkøbsdata. Alle kommuner vil blive inviteret til at bidrage med deres data. Guleroden er naturligvis, at de deltagende kommuner vil få kommunespecifikke rapporter, der udgør et godt grundlag for at sætte kikkerten for det rigtige øje i kommunens videre arbejde med effektiviseringer på indkøbsområdet. •

/ScaledImages/_Global_Artikelbilleder_2016_DK-20___Side-50-1_645.jpg

Er vi gode nok?

Eksempler på spørgsmål som et fælles datagrundlag på indkøbsområdet kan hjælpe den enkelte kommune til at besvare:

Er vi i forhold til andre kommuner gode nok til rent faktisk at anvende de aftaler, som vi er tilsluttet (høj compliance)?

Afviger indkøbsmønstret i vores kommune sig meget fra andre kommuner, fx i forhold til om vi i højere grad end andre har mange små indkøb?

Opnår vi gode priser i forhold til andre kommuner?

Hvilke gevinster får vi ved at anvende de fælles forpligtigende indkøbsaftaler? 

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Indkøbsdata skal løfte fremtidens effektiviseringsarbejde Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger