Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 21 / 2014

Færre klager over udbud

Ny klagepraksis har medført et markant fald i antallet af klager over udbud. Frygten for klagesager har imidlertid haft stor betydning for den udbudskultur, der er udviklet i Danmark. Det er håbet, at den positive udvikling kan fostre en udbudskultur uden ”livrem og seler”.
tekst Susanne Nørlund Munk, konsulent i KL’s økonomiske sekretariat

”Den 9. december 2013 indgav firmaet BEKEY A/S en klage til Klagenævnet for Udbud over X-købing Kommune vedr. levering af elektronisk kaldesystem til hjemmeplejen. Klageren fremsatte ved klagens indgivelse anmodning om, at klagenævnet i medfør af lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. § 12, stk. 2, skulle beslutte at tillægge klagen opsættende virkning.” 

Sådanne linjer giver ofte hovedbrud i de kommunale forvaltninger og kan opleves som et benspænd i indkøbsarbejdet. Netop af frygt for at ende i Klagenævnet for Udbud går kommuner og andre offentlige myndigheder ofte både med livrem og seler og bruger betydelige ressourcer på at udarbejde grundige udbud.

Men alle, som har haft en smule berøring med området, ved, at det er en kompliceret affære at udarbejde et udbudsmateriale, som beskriver alle de forhold, der har betydning for indkøbet her, nu og i fremtiden. Mange vil sige, at det nærmest er umuligt at lave et udbud uden fejl. Spørgsmålet er blot, om man ønsker at finde dem! Langt de flest udbud går heldigvis igennem uden problemer. Men før lovændringen var det ikke ualmindeligt, at virksomheder – langt fra alle – men mange, der havde tabt et udbud, typisk per refleks klagede blot for at få afløb for deres skuffelser. En usund praksis, hvor mange virksomheder rutinemæssigt gik efter små fodfejl i udbudsprocessen, som både regeringen og KL ønskede at ændre.

Ny praksis virker

Regeringen og KL blev med økonomiaftalen for 2013 enige om, at rammerne for det hidtidige klagesystem var uhensigtsmæssige. Formålet var netop at dæmme op for antallet af åbenlyst ubegrundede klagesager, så kun de alvorlige fejl vil ende i klagenævnet. Med lovændringen fra juni 2013 blev flere nye tiltag således indført. Blandt andet blev klagegebyret hævet fra 10.000 til 20.000 kroner.

LÆS OGSÅ Er udbud af velfærdsopgaver forsvarligt?

Der blev ligeledes skabt mere symmetri i fordelingen af sagsomkostninger mellem den offentlige ordregiver og den private klager. En tilbudsgiver, der taber en sag, kan nu pålægges at betale sagsomkostninger til den indklagede myndighed. Sagsomkostningerne kan som udgangspunkt maksimalt udgøre 75.000 kroner. 

Nye tal fra Klagenævnet for Udbud viser, at den gennemførte lovændring allerede har medført et ændret klagemønster. Antallet af klager er således faldet med en tredjedel fra 2012-2013. 

Det skal nævnes, at klagenævnet ikke laver særskilt statistik på, hvordan antallet af klager fordeler sig i forhold til de forskellige offentlige myndigheder, samt udfaldet af klagenævnets kendelser fordelt på de forskellige offentlige instanser. Vi ved således ikke, om der klages relativt mere over udbud udarbejdet af kommunerne frem for fx regionale eller statslige myndigheder. Intet tyder dog på en sådan tendens i klagepraksis. 

Klagenævnet behandler ikke alle de indkomne klager. Af de 107 indkomne klager i 2013 afgjorde klagenævnet 69 sager. Frafaldet skyldes for eksempel, at tilbudsgiver – af den ene eller anden grund – vælger at trække klagen tilbage, eksempelvis efter dialog med ordregiver om udbuddet. Eller hvis en delkendelse viser, at klagen ikke har noget på sig, hvorfor det vil være udsigtsløst at opretholde klagen. Af de 69 sager fra 2013 fik 29 klagere ”helt eller delvist medhold”, 40 klagere fik ”ikke medhold”. Og 5 sager blev indbragt for domstolene. 

LÆS OGSÅ Regeringen sætter lup på kommunernes kontrolbud

Færre fejl i udbud 

Siden 2011 har klagenævnet således også givet medhold i færre klager og har ved de afsagte kendelser konstateret færre fejl end tidligere. En positiv udvikling, som tyder på, at de offentlige myndigheder har opnået betydelige erfaringer med at udarbejde udbud. Omvendt kan en del af forklaringen også skyldes, at klagenævnet fra 2011 ikke længere af egen drift har haft mulighed for at tage udbudsretlige spørgsmål op til behandling og afgørelse. 

I arbejdet med en ny dansk udbudslov har KL lagt stor vægt på at få skabt en så klar udbudslovgivning som muligt. Arbejdet går blandt andet ud på at få indsnævret klagenævnets fortolkningsmuligheder, så retsregler på området bliver mere tydelige.

Frygten for klagesager har udgjort en barriere for at tilrettelægge udbud, der giver plads til nytænkning hos leverandørerne. For eksempel er alle enige om, at det er en god ide at anvende funktionskrav i sine udbud, fordi det giver leverandørerne – som har indsigten – et friere metodevalg. Men funktionskrav er svære at formulere helt så eksakt, og risikoen for, at manglende præcision i udbudsmaterialet kan danne platform for en klagesag, har været en hæmsko for brugen af funktionskrav.

Frygt for klager

Frygten for klagesager er formentlig også medvirkende til mange af de annullationer, som hvert år finder sted. Hvis ordregiver undervejs i udbudsprocessen opdager en uhensigtsmæssighed i udbudsmaterialet, kan dette i et vist omfang rettes til. Men manøvrerummet er meget snævert, og ofte vælger man – for at være på den sikre side – at annullere udbuddet, rette materialet til og gennemføre processen igen. Og det koster naturligvis dyrt både i tid og penge hos såvel leverandører som myndigheder. Og skaber væsentlige forsinkelser i indkøbet.

LÆS OGSÅ Udbudslov med godt nyt til indkøbsdanmark

Men fakta tyder på, at kommunerne ikke i samme grad som hidtil har grund til at frygte en sag i klagenævnet. Med de nye regler på området er antallet af indkomne klager faldende. Og skulle en offentlig myndighed endelige havne i klagenævnet, viser opgørelser, at langt de fleste kendelser kun fører til anmærkninger. Meget få sager ender med et egentligt erstatningskrav og/eller ophævelse af en kontrakt. 

I den konkrete sag, der blev omtalt i indledningen, som dog er delvist anonymiseret, endte klagenævnets afgørelse med, at ”X-købing Kommunes beslutning om at indgå kontrakt med firmaet Access Technology ApS skulle annulleres. Samtidig skulle X-købing Kommune betale 50.000 kr. til klageren i sagsomkostninger senest 14 dage efter modtagelse af kendelsen”. Ordregiver tabte således sagen, og den forbigåede tilbudsgiver fik medhold i klagen. Men som nævnt går tendensen modsat. Færre tilbudsgivere får medhold i klager end tidligere. 

Bør påvirke indkøb

Et velfungerende offentlig-privat samarbejde, hvor klager og aktindsigtsbegæringer træder i baggrunden, handler om god udbudskultur. Hvor tilbudsgivere i mindre grad automatisk klager over et udbud, når de føler sig urimeligt behandlet, eller ikke kan gennemskue, hvorfor de ikke har fået en konkret ordre. Samtidig bærer ordregivere også et ansvar – både før, under og efter udbuddet – i forhold til at sikre en god dialog med markedet og formulere klare og tydelige krav til leverandørerne samt udarbejde fyldesgørende og saglige afslag til de tilbudsgivere, som ikke fik opgaven. 

Det er håbet, at de færre klager kan smitte positivt af på indkøbsarbejdet i kommunerne og skabe øget mod og tillid i samarbejdet mellem ordregiver og tilbudsgiver. Mod til at efterspørge og have dialog om nye produkter og løsningsmodeller og tillid til, at begge parter bidrager med det, som de er bedst til, så der ikke skal bruges mange mandemåneder på bureaukratiske processer og tovtrækkerier om småfejl uden substantiel betydning. •

LÆS OGSÅ Ny lovgivning på ældreområdet giver nye muligheder

Læs mere om klagenævnet på http://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: Færre klager over udbud Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger