Illustration: Gitte Skov
Illustration: Gitte Skov
Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 17 / 2014

Holbæk skriver bedre dagsordener

Mange kommunalpolitiske dagsordener mangler de nødvendige beskrivelser af alternativer og konsekvenser. Det siger kommunikationseksperten Marianne Bolvig, som har haft Holbæk Kommunes dagsordener under kærlig behandling. Et års indsats gav en målbar og oplevet forbedring.
tekst Sidsel Boye

Det er blevet lettere at være kommunalpolitiker i Holbæk. Et års bestræbelser på at gøre dagsordenpapirerne mere forståelige og lettere tilgængelige har båret frugt. Det viser en analyse, som kommunikationseksperten Marianne Bolvig har gennemført for kommunen.

Da hun målte kommunikationsniveauet i foråret 2013 lå det på et samlet gennemsnit på 3,32 ud af fem mulige. Året efter var resultatet 4,39.

Og det er godt gået, fastslår Marianne Bolvig, som selv er tidligere kommunal kommunikationschef og har arbejdet med kommunale dagsordener i Slagelse, Guldborgsund, Furesø, Egedal og Greve Kommuner.

Hun mærker effekten af, at Aarhus Kommune, journalisthøjskolen og KL for små to år siden satte problemet med de uforståelige sagsakter på dagsordenen, og hun oplever klart, at det er blevet mere legitimt for politikere at sige, at de simpelthen ikke forstår de indstillinger, der bliver lagt foran dem.

LÆS OGSÅ Kommunikationskodeks løfter overliggeren
FOR ABONNENTER

– Kommunerne ringer til mig, fordi politikerne er sure og simpelt hen klager over kvaliteten af deres dagsordener. De er bevidste om, at de ikke behøver at finde sig i det, siger hun.

Hun kan godt opleve, at folk på forhånd er lidt trætte i masken, når de bliver sendt på hendes kurser for at lære at skrive politiske dagsordener, men hun fastholder, at det er flovt og helt unødvendigt, at en dagsorden er svær at forstå.

Og hun elsker eksemplet fra Gentofte Hospital, hvor en ny hospitalsdirektør, Eva Zeuthen Bentsen, trods udtalt skepsis gennemførte, at alle skilte skulle være på dansk og ikke på lægelatin af hensyn til patienterne. 

– Man kan jo sagtens være en god læge eller forsker, selv om der ikke længere må stå gastroenterologisk på døren, siger Marianne Bolvig.

LÆS OGSÅ Småkager viser vejen hjem
FOR ABONNENTER

De ni bud

Det var direktionen i Holbæk, der for et år siden besluttede, at forvaltningen skulle give de politiske dagsordener et kvalitetstjek. En gruppe superbrugere og kommunikationsfagfolk satte sig sammen, og Holbæk fik formuleret ni krav til en god dagsorden.

Når Holbæks kommunikationschef Gudrun Pedersen i dag skal forklare, hvordan det lykkedes at rykke kvaliteten en tak op efter et års indsats, så peger hun på en dedikeret direktion og chefgruppe. Og en tydelig opbakning fra borgmesteren. 

– Direktører og chefer er ofte meget konkurrencemindede typer, og efter det første møde kom flere af dem og sagde, at deres område ville gå efter det bedste resultat. De ærekære chefer og den venskabelige dyst områderne imellem har vist, at det her er vigtigt, siger hun.

RUC-studerende og byrådspolitiker i Holbæk Rasmus Brandstrup Larsen (V) er en af dem, der har registreret udviklingen til det bedre. For eksempel ved byrådsmødet for nylig, hvor han pludselig til sin overraskelse sad med en virkelig rosværdig klar og letforståelig dagsorden med tilhørende bilag.

LÆS OGSÅ Kemi gør en forskel for kommunens udvikling
FOR ABONNENTER

– Jeg har været med til at evaluere dagsordener efter udvalgsmøder, men jeg vidste faktisk ikke, at der også var blevet arbejdet med byrådets dagsorden. Så denne her var sindssygt god, let at læse, og selv bilagene var gode. De kan ellers være tunge, siger Rasmus Brandstrup Larsen.

Han har som noget nyt fået plads i økonomiudvalget og frygtede lidt, at det ville blive tungt arbejde og lidt sværere at overskue end eksempelvis børneudvalget.

– Vi får tungere sager i økonomiudvalget, men jeg synes faktisk, at dagsordenerne er relativt gode.

Formidlingsansvaret

Marianne Bolvigs erfaring er, at det er relativt let at lære de veluddannede medarbejdere i kommunerne noget skriveteknik, hvis man som i Holbæk har nogle principper, man er enige om. Til gengæld er det rigtig svært for fagfolk at erkende, at formidling også er en del af deres job.

LÆS OGSÅ Den stejleste læringskurve
FOR ABONNENTER

– Mange fagfolk bliver overraskede over, at deres kolleger fra andre forvaltninger ikke forstår det, de skriver, for de synes selv, at det er så let.

De fleste, hun har på sine kurser, er akademikere, og de skriver tekster af samme kvalitet, som de gjorde, da de gik på universitetet.

– Jo flere fagord, de propper ind, jo mere rigtigt tænker de, det bliver, og hvis der er rigtig mange informationer, tror de ikke, at de bagefter vil blive anklaget for, at der ikke var de rigtige oplysninger til stede. Problemet er, at man ikke er skarp på, hvad der er vigtigt, men bevæger sig ud ad fjorten forskellige veje og så lader det være op til læseren selv at analysere sig frem til en konklusion, siger Marianne Bolvig.

Hun råder dagsordenforfatterne til at bruge mere tid på at tænke sagen igennem og mindre tid på at skrive derudad.

LÆS OGSÅ Hva' så chef: Musefælden
FOR ABONNENTER

– Man skal lægge en plan for, hvad der skal bringe den her sag i mål på en rigtig god og veloplyst måde, og man skal vælge argumenterne med omhu. Vi er alt for dårlige til at beskrive, hvorfor politikerne skal tage stilling til denne sag, hvad der er af alternativer, og hvad konsekvenserne af den ene eller anden beslutning vil være. Det er ikke meningen, at politikerne skal sidde og gætte, siger Marianne Bolvig. Og hun tilføjer, at medarbejderne jo gerne selv vil lave et godt stykke arbejde:

– Tænk, hvis man som medarbejder har et fagudvalg, som man virkelig brænder for, og så falder en sag, fordi man ikke kan formidle den, så politikerne kan se, hvor vigtig den er. Det er da skide ærgerligt.

Rasmus Brandstrup, som selv læser forvaltning på RUC, har stor forståelse for, at administrative medarbejdere udvikler deres egen ”slang”. Han forudser, at han med sin uddannelse en dag selv bliver en af dem.

– Jeg forstår godt, at man kan falde tilbage til de gængse fagtermer. Jeg er ved at skrive min kandidat, og jeg skriver heller ikke i det samme sprog som i gymnasiet, som mere eller mindre alle kan forstå. Men når man skal fortælle politikerne nogle ting, så er det vigtigt, at det er letforståeligt, og at man eksempelvis skriver de forkortelser ud, som ikke er almindeligt kendte, siger han.

LÆS OGSÅ Sjov med varm luft
FOR ABONNENTER

Rasmus Brandstrup er i gang med sin anden byrådsperiode, og han mener, at dagsordensniveauet klart har bedret sig i hans tid.

– Men nu har jeg jo også været inde i systemet i en periode. Det kan være, at de nyvalgte har en anden opfattelse. •

Ni krav til den gode dagsorden i Holbæk Kommune

  1. Politikerne skal kunne træffe beslutning alene ud fra det, der står i dagsordenspunktet.
  2. Overskriften: Kort og beskrivende.
  3. Indstilling: Lægger op til en eksekverbar handling. Det skal være klart og tydeligt, hvad beslutningen handler om.
  4. Sagsfremstilling: Korte, forståelige sætninger. Logisk og læservenlig.
  5. Forkortelser forklares og indskudte sætninger begrænses.
  6. Fag- og forvaltningssprog begrænses eller forklares.
  7. Aktivt sprog. 
  8. Korrekturen skal være i orden. 
  9. Et punkt fylder maksimalt to sider.

Faglig vurding

Holbæks udvalgsdagsordener blev udsat for en kommunikationsfaglig vurdering i starten af 2013 på en skala fra 1 til 5. Gennemsnitligt udgangspunkt: 3.32. Et år efter blev udvalgsdagsordenerne vurderet igen. Gennemsnitligt niveau: 4,81.

Sagsfremstilling: 

2013: 2,90
2014: 4,03

Aktivt sprog:

2013: 2,65
2014: 4,88

Fag- og forvaltningssprog

2013: 2,97
2014: 4,05

Samlet set er det økonomiudvalget, der har opnået størst forbedring, nemlig 34 procent, af arbejdet med dagsordenen i forhold til udgangspunktet. 

Udvalget for børn har haft en fremgang på 31 procent i dagsordenskvalitet.

Udvalget for voksne har haft en fremgang på 26 procent.

Udvalget for kultur og fritid en fremgang på 21 procent.

Vurderingen viser, at der stadig er forbedringspotentialer ved for eksempel at stave navne rigtigt, læse korrektur, samt disponere og argumentere bedre.

(Marianne Bolvig, Bolvigkom)

Skriv hvad du søger