Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 13 / 2012

ØP: Hvordan får vi økonomisk gevinst af digitalisering?

Når kommunerne gennemfører de mange digitaliseringsprojekter, er det ikke mindst for at skabe økonomiske gevinster, som kan bruges til at finansiere service til borgerne på andre områder. Indtil videre er de potentielle gevinster ved projekterne i Kommunernes Digitaliseringsstrategi opgjort til at kunne skaffe 2,8 milliarder kroner – mange penge til øget velfærd!
tekst chefkonsulent Peter Bogh, KL’s Konsulentvirksomhed

Det er fristende at indføre nye digitale løsninger til borgerservice, sagsbehandling mv. i kommunerne og så regne med, at så snart der er sat strøm til systemet, opstår bedre og billigere service. Så let er det desværre ikke. Gevinsterne ved digitalisering kommer ikke af sig selv, og hvis man ikke er omhyggelig med at vride de økonomiske gevinster ud af nye digitale løsninger, kommer de ikke.

Der er mange mulige digitaliseringsprojekter, man kan gennemføre i en kommune, og det er også nødvendigt at gennemføre mange, hvis kommunen skal hjemtage sin andel af de 2,8 milliard kroner. For en gennemsnitskommune er det 28 millioner kroner, der over få år skal spares ved hjælp af digitale løsninger

I alle kommuner er der brug for, at den øverste ledelse kan svare positivt på to spørgsmål, hvis den skal realisere de økonomiske gevinster af digitalisering:

  • Har kommunens øverste ledelse taget stilling til, hvilke økonomiske gevinster der kan forventes lokalt ved digitalisering og ved gennemførelse af hvilke projekter?
     
  • Har kommunens øverste ledelse taget stilling til den budgetmæssige håndtering af besparelserne ved digitalisering, samt på hvordan der følges op på, hvorvidt gevinsterne realiseres?

Business Casen – Hvor gemmer pengene sig?
Det er ikke alle digitale løsninger, der giver lige stor økonomisk gevinst i forhold til de ressourcer, det koster at sætte dem i værk. Derfor er det nødvendigt at udarbejde en business case for hvert enkelt muligt digitalt projekt, inden det besluttes, om det skal gennemføres.

En business case er en opgørelse over:

  • De omkostninger, der er forbundet med projektet.
     
  • De besparelser, der kan forventes.
     
  • En tidsplan for, hvornår udgiften falder og hvornår besparelserne opstår.

Brugen af business case ved digitaliseringsprojekter har to hovedformål:

  • De udgør grundlaget for at prioritere og vælge mellem, hvilke af de mange mulige digitaliseringsprojekter der skal gennemføres.
     
  • De giver viden om og grundlag for, at de enkelte projekter giver de forventede økonomiske gevinster.

Den gode business case baserer sig på omhyggelige overvejelser over både omkostninger og besparelser. Særligt hvad angår besparelser er det vigtigt, at der kan redegøres for, hvordan de helt præcist opstår. Besparelserne opstår nemlig der, hvor den nye digitale løsning sparer tid for personalet, eller hvor der er arbejdsgange, der lettes eller falder bort. I sidste ende skal langt de fleste besparelser ved digitale projekter hjemtages ved, at der bliver færre ansatte til at løse de samme opgaver til borgerne.

Det er også nødvendigt at sætte indikatorer op for, om man er på vej til at realisere besparelserne, allerede inden de kan ses på den økonomiske bundlinje. Det kan for eksempel være ved at følge med i, om sagsbehandlingstiden nedbringes som planlagt, eller om de arbejdsprocesser, der forventes at blive unødvendige, nu også bliver neddroslet og stoppet, efterhånden som implementeringen af det nye system skrider frem.

På den måde er det nemlig muligt at holde øje med, om implementeringen af det nye system nu også giver gevinster på de planlagte områder.

Det er ikke for alle digitale projekter muligt at opstille en meget nøjagtig business case. I de tilfælde kan man stadig udpege de arbejdsprocesser, hvor besparelserne opstår, og så følge med i, at der i projektforløbet opstår besparelser. De kan så efterfølgende gøres op og omregnes til kroner.

Økonomifunktionen: Hjælper og vagthund
For økonomiafdelingen, som har det overordnede ansvar for, at der er styr på kommunens penge, og at der overalt udvises passende sparsommelighed, er det let og derfor fristende at reducere budgettet med de tal, der fremgår som kommunens andel af en landsdækkende business case for projektet. Den slags findes nemlig for eksempel for alle de digitale projekter, som KOMBIT er involveret i. Eller at reducere budgettet med de beløb, der skal til for at bringe balance i kommunens økonomi.

Disse metoder er lette, men ikke særlig gode og er slet ikke troværdige i forhold til dem, der skal implementere de nye digitale løsninger og som derfor rammes af besparelserne.

I økonomiafdelingen findes ekspertisen i at omsætte aktiviteter til kroner, til at sikre at alle udgifter til et projekt medtages i beregninger og til at følge med i, at udgifter og aktiviteter forløber som planlagt. Det er kompetencer, der er brug for ved opstilling af en business case og ved opfølgning på, om de forventede gevinster nu også opnås. Kun ved at opstille en troværdig og grundigt udarbejdet business case kan økonomiafdelingen være troværdig og overbevise organisationen om, at besparelsen er reel.

Økonomifunktionen hjælper således de afdelinger, der gerne vil indføre nye digitale løsninger, med at dokumentere de økonomiske potentialer. På den måde bliver det lettere at overbevise kommunens øverste ledelse og politikere om, at der skal afsættes penge til de nye, smarte, digitale løsninger.

Samtidig er det økonomifunktionens opgave at sikre og holde øje med, at hele besparelsen ved indførelsen af de nye digitale løsninger kommer hjem. Det er også en opgave at holde øje med, at omkostningerne til projektet overholder de fastsatte rammer, ikke bare ved afslutningen af projektet, men også undervejs. Her fungerer økonomifunktionen som ledelsens vagthund, der passer på, at de lovede økonomiske gevinster hjemtages.

Hvornår får vi pengene?
De fleste digitale projekter koster noget at anskaffe og implementere. Både kroner og ressourcer. Samtidig går der noget tid, før de økonomiske gevinster fremkommer, så de økonomiske gevinster, der skabes i projekterne, skal hjemtages så hurtigt de kan, men heller ikke hurtigere end de opstår.

Business casen hjælper med at skabe fokus på, at de økonomiske gevinster findes – og hvor. Det er derimod i den praktiske implementering af de nye systemer, at de økonomiske gevinster skabes, og det er derfor vigtigt, at der i hele implementeringsprocessen er fokus på økonomien. Men det er også nødvendigt at have fokus på de muligheder for effektivisering, der ligger i den daglige drift og tilrettelæggelse af arbejdet, efter at selve projektet med implementeringen er foregået.

Opgaven med i praksis at sikre de økonomiske gevinster ligger således både hos den, der er projektleder for det enkelte projekt, men i høj grad også hos den lokale daglige leder.

Nogle kommuner arbejder med, at de afdelinger, der effektiviserer gennem digitalisering, kan beholde noget af den økonomiske gevinst selv til udvikling af kvaliteten på sit eget område. På den måde håber man at skabe et økonomisk incitament til at få de økonomisk bedste digitaliseringsprojekter gennemført, og at der i implementeringen kommer fokus på, at de økonomiske gevinster skal skabes.

Til sidst har vi jo økonomifunktionen til at knurre og måske gø, hvis økonomien udvikler sig mindre positivt end forudsat ved igangsættelse af projektet. <

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: ØP: Hvordan får vi økonomisk gevinst af digitalisering? Felter med * skal udfyldes
 
Af: Poul Carlsbæk
Den 26.04.2012 kl. 10:42

Hvor mange bruger løsningerne hvornår

svar på: ØP: Hvordan får vi økonomisk gevinst af digitalisering?

Tak for særdeles fornuftige indspark om økonomiafdelingens roller.

En af de svære opgaver i business-casen er at redegøre for, hvormange af en digital løsnings potentielle brugere, der reelt vil bruge løsningen. Og hvor lang indløbstiden vil være.

Mange faktiske brugere på kort tid kræver opsøgende kommenikation/markedsføring af løsningerne og et forståeligt sprog/brugervenlighed i løsningerne.

De helt nødvendige udgifter til kommunikation og markedsføring er sjældent med i business-casene. Det glemmer kyndige it-nørder og skarpe budgetbisser desværre. Men det er en forudsætning for, at der bliver en økonomisk gevinst at høste.

Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger