Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 12 / 2012

ØP: Kommuner sparer millioner på fællesindkøb

63 kommuner kan se frem til indkøbsbesparelser på mange millioner kroner. Besparelserne opnås gennem fælles indkøb af blandt andet printere og multifunktionsmaskiner, som giver lavere priser og mindre administration Af konsulent Anne Plougmann Knudsen og konsulent Peter Riis, Økonomisk Sekretariat

De nye fælles forpligtende indkøbsaftaler for kommunerne er kommet flyvende fra start. Der har været bred opbakning til de første aftaler, og målsætningen er klar: Ved at samle, standardisere og forpligte kommunernes indkøbsvolumen på udvalgte varer, skal kommunerne opnå de bedste priser. Og de første aftaler viser, at de kommuner, der er med på aftalerne, vil opnå store besparelser.

Besparelserne på indkøbsområdet kan hjælpe kommunerne til at spare, uden at de skal skære i servicen til borgerne. Foruden de konkrete besparelser, som kommunerne får som følge af lavere priser, frigør tilslutning til aftalerne også betydelige administrative ressourcer i kommunerne.

De administrative besparelser opnås, fordi kommunerne kan lægge opgaven med at udarbejde udbudsmateriale og gennemføre udbuddet hos SKI. Mange kommuner bidrager godt nok til kravspecificeringen i SKI’s udbudsmateriale for at sikre, at varesortimentet opfylder deres behov. Men det modsvarer langt fra de ressourcer, en kommune selv skal bruge på at gennemføre et udbud.

Kommunerne frigør således ressourcer ved at lægge fælles udbud hos SKI. Det giver den enkelte kommune mulighed for at fokusere sit arbejde i indkøbsafdelingen på at skabe effektiviseringer på andre udbud og styrke anvendelsen af aftalerne.

Det giver naturligvis nogle udgifter til SKI. Men SKI skal ikke tjene på de nye aftaler. Et eventuelt overskud i SKI ved en forpligtende aftale sendes retur til kommunerne i det omfang, de har benyttet aftalen.

Store besparelser
Både kommunerne, SKI og KL har arbejdet intensivt for hurtigt at få de nye aftaler ud over rampen. De nye fælles indkøbsaftaler er en del af den fælleskommunale indkøbsstrategi. I december 2011 tilsluttede 63 kommuner sig de første fælles indkøbsaftaler på multifunktionsmaskiner og printere. En prisanalyse estimerer, at disse kommuner kan se frem til en samlet besparelse på næsten 110 millioner kroner i aftalernes treårige løbetid.

Besparelsesestimatet er beregnet i forhold til, hvis kommunerne i stedet handlede på SKI’s nyeste frivillige aftaler. Det er vel at mærke aftaler, som i netop gennemførte udbud medførte besparelser på henholdsvis 27 og 37 procent i forhold til SKI’s tidligere rammeaftaler for multifunktionsmaskiner og printere. På trods af det, er det altså lykkedes at få endnu bedre priser med de nye forpligtende indkøbsaftaler.

Også besparelser i store kommuner
Københavns Kommune er en af de kommuner, der har valgt at tilslutte sig de nye aftaler. Selv om København i sig selv har et stort indkøbsvolumen, vurderer kommunen, at de standardiserede fælles aftaler kan give endnu bedre priser. En analyse viser da også, at Københavns Kommune eksempelvis med den fælles aftale på multifunktionsmaskiner kan spare 1,5 million kroner årligt, svarende til 13 procent i forhold til kommunens tidligere priser. Også selvom København allerede har indhøstet store effektiviseringer på multifunktionsmaskiner ved at samle kommunens indkøb i en meget billig aftale.

Viborg Kommune er et andet eksempel på en kommune, der forventer store besparelser på multifunktionsmaskiner. Kommunens brug af sådanne maskiner er godt nok faldet betragteligt, efter at administrationen er blevet samlet i ét rådhus. Alligevel estimerer kommunen i forhold til deres tidligere aftale at kunne spare cirka 275.000 kroner årligt svarende til cirka 30 procent.

Bred opbakning på tværs af landet
Kommunerne har indtil videre kunnet tilslutte sig i alt fem fælles forpligtende aftaler. 63 kommuner valgte som nævnt at tilslutte sig en eller begge aftaler på kopi- og printområdet, 66 kommuner har tilsluttet sig aftalen på kontormøbler, og hele 77 kommuner har valgt at tilslutte sig en eller begge aftaler for forbrugsartikler. Opbakningen til de fælles forpligtende aftaler har været stor på tværs af landet, og som det fremgår af danmarkskortet har hele 37 kommuner tilsluttet sig alle fem aftaler. Kun 11 kommuner har endnu ikke tilsluttet sig en fælles forpligtende aftale.

Det skal i denne sammenhæng understreges, at der kan være gode grunde til, at en kommune ikke har mulighed for at tilslutte sig en ny fælles forpligtende aftale. Det kan eksempelvis være i de tilfælde, hvor kommunen netop har indgået en tilsvarende aftale gennem et indkøbsfællesskab.

For de kommende bølger af forpligtende aftaler vil SKI og KL tidligt offentliggøre udbudsplanerne. Kommunerne får således bedre muligheder for at indpasse de fælles forpligtende aftaler i deres langsigtede indkøbsplaner.

Mulighed for tilslutning
I løbet af foråret har kommunerne mulighed for at tilslutte sig yderligere en aftale på området for forbrugsartikler samt en aftale på computere.KL har netop gennemført en spørgeskemaundersøgelse, hvor kommunerne tilkendegav, om de forventede at tilslutte sig indkøbsaftalen computere. 84 kommuner besvarede undersøgelsen.

Resultaterne tyder på, at kommunerne har taget det nye koncept med fællesforpligtende indkøbsaftaler til sig, og 61 procent af kommunerne svarer, at de formentligt vil tilslutte sig de kommende aftaler. Det skaber forventninger om, at de næste aftaler ligeledes vil bidrage med store besparelser til kommunerne på grund af den høje samlede volumen. <

Fakta om prisanalysen

Gennemført af IKR

Aftalen for multifunktionsmaskiner giver en beregnet besparelse på 26 procent, svarende til 95 millioner kroner for de tilsluttede kommuner i aftalens 3-årige løbetid

Aftalen for printere giver en beregnet besparelse på 9 procent, svarende til 13 millioner kroner for de tilsluttede kommuner i aftalens 3-årige løbetid

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: ØP: Kommuner sparer millioner på fællesindkøb
  •  
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger