Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 27 / 2011

Råderummet: Bedre og billigere indkøb

Københavns Kommune har siden 2007 anvendt Mercells elektroniske indkøbsværktøj. Med systemet kan vi i kommunen lave flere og bedre udbud. Gevinsterne skabes blandt andet gennem muligheden for at afholde såkaldte e-auktioner, hvor leverandører kan underbyde hinanden
tekst chefkonsulent Cecilie Førby og specialkonsulent Vuong Van Huynh, Københavns Kommune

Systemet tjente sig allerede hjem med de første e-auktioner tilbage i 2008, og efterfølgende er der gennemført en række succesfulde e-auktioner på eksempelvis computere, kopipapir og busruter.

Indførelsen af det elektroniske indkøbssystem har givet Københavns Kommune flere store gevinster. Det har lettet administrationen, løftet kvaliteten i udbudsprocessen, og ikke mindst givet bedre priser ved at bruge e-auktioner.

Alene det, at vi ikke får tilbuddene ind fysisk, har været en gevinst. Vi slipper for at skulle orientere os i store leverandørmapper og tilbudsmaterialer. Alt materiale ligger nu lettilgængeligt i systemet.

Samtidig er godkendelsesproceduren blevet lettere. Systemet sikrer, at vi i kommunen kun skal tage stilling til egnede tilbud. Vurderingen af egnethed sker automatisk i systemet i henhold til kriterier, der er opstillet på forhånd. Hvis tilbudsgiver ikke opfylder kriterierne, kan vi som ordregiver slet ikke se tilbuddet.

Denne procedure er helt i tråd med EU-direktivet, og det sikrer samtidig, at vi ikke sættes i svære dilemmaer. Vi skal ikke ærgre os over at sidde med et rigtig godt tilbud – måske det bedste – og afvise det på baggrund af manglende egnethed.

Det elektroniske indkøbssystem kan desuden let skabe dokumentation for, at udbudsprocesser forløber korrekt. I forbindelse med aktindsigtssager har det været nemt at dokumentere, at alt er forløbet, som det skal. Og når vi har tildelt på pris alene, er det systemet, der på baggrund af de på forhånd definerede kriterier, der tildeler ordren. Det skaber en tryghed hos både tilbudsgiver og ordregiver.

En fordel for leverandører
Vi oplever, at det elektroniske indkøbssystem udover at hjælpe os, også giver leverandørerne bedre vilkår. Det kommer til udtryk i de positive tilbagemeldinger, vi får fra leverandørerne.

Systemet er med til at sikre ligebehandling og gennemsigtighed i hele processen. Gennemsigtigheden opnås eksempelvis ved, at det teknisk ikke er muligt at åbne tilbud før tilbudsfristen. Det er heller ikke muligt at modtage tilbud efter tilbudsafgivelse. Leverandører kan hermed være sikre på, at fristerne er absolutte. Derudover bliver tilbud afleveret i systemet, hvorved vi undgår mulig forvirring om levering af tilbud. Ligeledes sikrer systemet, at leverandørerne kun skal holde øje med information ét sted. Alt kommunikeres i systemet – både meddelelser, spørgsmål/svar-runden, prækvalifikation, tildeling og annullation.

En nyttig mellempart
Systemet – i dette tilfælde Mercell – er en nyttig og objektiv mellempart mellem kommune og tilbudsgiver. Systemleverandøren kan guide leverandører i forbindelse med tilbudsafgivelse og giver dem mulighed for at stille spørgsmål på ubureaukratisk vis.

Der er ofte en række processuelle spørgsmål fra tilbudsgivere, der kan klares ved en opringning til udbyderen. Tidligere gik en del af disse spørgsmål til udbyder, eller også måtte tilbudsgiver henvende sig til en advokat. I mange tilfælde har systemleverandøren hjulpet tilbudsgivere med at sikre deres materiale, så de ikke begår fejl, der vil resultere i ukonditionsmæssige tilbud.

Vi har efter mange udbud efterfølgende hørt fra tilbudsgivere, både vindere og tabere, at de har været rigtig glade for at kunne ringe til udbyderen og hurtigt få vejledning om processen og spørgsmål om udbudsret afklaret.

Besparelser med e-auktioner
Den store økonomiske fordel i det elektroniske system har været muligheden for at lave e-auktioner. Indtil nu har vi i Københavns Kommune gennemført cirka 100 udbud, og det er hver gang gået godt. Det bliver mere og mere udbredt i kommunen, og inden for det seneste år har vi gennemført 60-70 e-auktioner.

Generelt egner e-auktioner sig bedst på områder, hvor varen eller ydelsen kan standardiseres meget. Her har der for Københavns Kommune været mange penge at spare. På computere har kommunen eksempelvis sparet 21 procent. Udover disse besparelser er administrationsomkostningerne ved at gennemføre udbud mindsket væsentligt.

Den store fordel ved e-auktioner er, at leverandørerne kan blive ved med at give billigere bud. Ved almindelige udbud kan leverandøren kun komme med ét bud uden at kende de andres bud. I en e-auktion kan leverandørerne blive ved med at byde under hinanden, indtil de når deres smertetærskler.

Udover store besparelser har vi i kommunen aldrig haft en klagesag eller aktindsigt efter en e-auktion. Leverandørerne har skullet vænne sig til den nye form, men vores erfaring er, at det hverken er svært eller farligt at lave e-auktioner. Hverken for os som udbydere eller for tilbudsgivere.

E-auktioner på busruter
Senest har vi i Københavns Kommune haft rigtig gode erfaringer med at udbyde busruter som e-auktioner. E-auktionen laves på den enkelte rute. Det fungerer konkret ved, at der er lavet en rammeaftale med 13 vognmænd, som kan byde hver gang, der er en ny e-auktion om en specifik rute.

Kommunen har på dette område sparet cirka 15 procent på årsbasis i forhold til, hvad der var budgetteret med. Besparelserne er opnået, fordi vognmændene i stedet for blot at kunne byde én gang som tidligere, nu med e-auktionerne kan byde hinanden ned med den laveste pris pr. km.

Vognmændene var i starten meget skeptiske over for auktionsformen, men denne skepsis blev hurtigt afløst af accept af metoden. Og nu oplever vi ligefrem uopfordrede roser af redskabet fra vognmændene. <

Skriv hvad du søger