Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 24 / 2011

Viborg mester i indkøb

I løbet af et halvt år har Viborg Kommune sparet 50 millioner kroner på indkøb af varer. En ny analyse placerer kommunen som Danmarks skarpeste på området
tekst Rudi Holm

Strømlinede processer og troværdighed.

Det er ifølge indkøbschef i Viborg Kommune Per Tolstrup et par nøglebegreber, når kommuner skal effektivisere og spare penge på deres vareindkøb. For nylig blev det i en analyse af kommunernes indkøb dokumenteret, at Viborg Kommune har landets bedste indkøbsafdeling, når det handler om priser og effektivitet. Analysen er udarbejdet af KL og Finansministeriet, og den konkluderer, at der trods et stort fokus på området stadig er et effektiviseringspotentiale på mellem en og to milliarder kroner, hvis alle kommuner kan få lige så gode aftaler som de bedste.

– Mange kommuner har fået øje på de effektiviseringsmuligheder, der er på indkøbsområdet. Men der er ingen tvivl om, at der er endnu mere at hente, hvis vi arbejder sammen. Derfor vil KL arbejde målrettet for at udvikle samarbejdet, pointerede KL’s formand Jan Trøjborg (S) i forbindelse med offentliggørelsen af analysen.

Høj troværdighed
I Viborg har indkøbsafdelingen i årets første seks måneder sparet 50 millioner kroner ud af et samlet indkøb af varer og tjenesteydelser på cirka 600 millioner kroner. Per Tolstrup tilskriver det blandt andet, at Viborg er en af 11 kommuner i Jysk Fællesindkøb.

– Samarbejdet med de andre kommuner giver os en indkøbsvolumen, som har en tilpas størrelse til, at vi kan få nogle rigtigt gode priser. Men hvis det udelukkende handler om volumen, var der andre større kommuner i undersøgelsen, der skulle have scoret bedre end os, siger Per Tolstrup.

Han tillægger det derfor også stor vægt, at kommunen har en stor grad af troværdighed over for leverandørerne – at der ikke i dølgsmål foregår indkøb af de samme varer rundt om i kommunens afdelinger.

– Vi tilstræber meget at være en troværdig samarbejdspartner over for vores leverandører. Når vi som kommune forpligter os på en kontrakt, følger vi aktivt op på det internt over for vores afdelinger og institutioner, så vi er sikre på, at de bruger de kontrakter, de skal. Vi tager fat i dem, der af forskellige grunde kommer til at træde ved siden af, og vi gør det samme over for leverandøren. De skal vide, at vi forventer, at kontrakterne overholdes. Det har en betydning, at der er en troværdighed i de kontrakter, som leverandørerne indgår med os, siger Per Tolstrup.

Han mener også, at det er nødvendigt at kigge meget præcist på, hvilke varegrupper kommunen har brug for.

– Vi har fået opbygget nogle strømlinede processer, der gør at vi får udbudt lige nøjagtigt det, vi har brug for. Et eksempel var vores gamle kontorartikelkontrakt, hvor vi havde stort set alle de produkter, man kan forestille sig. I den nye kontrakt har vi snævret sortimentet ind til det absolutte minimum. Ved at udbyde snævre sortimenter giver vi leverandørerne mulighed for at sætte en skarpere pris, påpeger indkøbschefen.

Konstant optimering
Selv om Viborg Kommune scorer godt i analysen af de kommunale varekøb, har Per Tolstrup ingen intentioner om at læne sig tilbage og agere kålhøgent.

– Noget tyder på, at den måde, vi køber ind på, er forholdsvis fornuftig. Derfor er det selvfølgelig en praksis, vi agter at arbejde videre efter. Men vi må jo også erkende, at der stadig ligger et kæmpe potentiale foran os, siger Per Tolstrup.

Han er allerede i gang med at kigge nye veje for at optimere indkøbspriserne, og han mener, at blandt andet en nytænkning af det logistiske setup i kommunerne kan være til fordel for både pengepung og miljøet.

– I dag er det sådan, at hvis vi har en leverandør, der bor i trekantsområdet, og en i Aalborg og en i Roskilde, så kommer de fra hvert sit sted i hver sin lille varevogn. Ud over at det logistisk er irrationelt, så er det miljømæssigt også noget skidt. Det giver alt for meget kørsel. Derfor skal vi have samlet varerne centralt og have tilrettelagt det sådan, at hvis man for eksempel bor i den vestlige del af Viborg Kommune, så kan man kun få leveret varer om tirsdagen. Og så får man det hele – rengøringsmidler, kontorartikler, toner og så videre. Nogle vil sige, at det er tilbage til de gamle dage med centrale lagre, men vi vil gøre det en tand smartere, fastslår Per Tolstrup.

Den offentlige sektor i Danmark køber hvert år varer og tjenesteydelser for 270 milliarder kroner. I økonomiaftalen for 2012 har regeringen og KL aftalt konkrete målsætninger for effektiviseringen af de kommunale indkøb. <

Skriv hvad du søger