Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 04 / 2011

ØP: Nyt værktøj skal bryde grænser ned på indkøbsområdet

KL og SKI har i fællesskab udviklet et nyt gratis indkøbsværktøj kaldet "digitale klynger" til kommunerne. Værktøjet er en udløber af den fælleskommunale indkøbsstrategi og skal styrke kommunernes mulighed for at købe ind i fællesskab
tekst konsulent Peter Riis, KL’s kontor for økonomiske analyser og erhverv

Den 1. februar 2011 lancerede Statens og Kommunernes Indkøbsservice værktøjet "digitale klynger". Idéen bag digitale klynger er grundlæggende, at kommunerne skal have adgang til at finde sammen om fælles indkøb på tværs af landet.

Koordination af flere kommuners indkøb kræver et fælles digitalt planlægningsværktøj, som gør det muligt at få overblik over hinandens udbud. Redskabet er både tænkt som en samarbejdsplatform for eksisterende indkøbssamarbejder og som et redskab, hvor kommunerne kan finde sammen i ad hoc-samarbejder i et digitalt univers. Derfor navnet "digitale klynger".

Kommunernes købermagt skal styrkes
Kommunerne har igennem mange år arbejdet med gradvist at effektivisere deres indkøb. I den proces har man erkendt, at den enkelte kommune i mange tilfælde ikke kan løfte indkøbet effektivt alene. Derfor er så godt som alle kommuner i dag med i et regionalt indkøbsfællesskab med andre kommuner.

I de senere år har også staten centraliseret de statslige institutioners indkøb. Staten har høstet store besparelser på den konto, og kommunerne har i et stykke tid kunnet købe ind på flere af de statslige aftaler. Den kommunale sektor har sideløbende formuleret en fælleskommunal indkøbsstrategi, hvor der er sat øget fokus på, hvordan den kommunale købermagt kan styrkes.

I nogle tilfælde er det mest effektivt at købe ind i den enkelte kommune. Det gælder typisk, hvis indkøbet er komplekst og institutionsspecifikt. Men i mange tilfælde vil det være mest økonomisk at købe ind i større fællesskaber. Standardisering, volumen og forpligtelse er således helt afgørende parametre, når der skal opnås gode priser på indkøb. På områder som eksempelvis computere, printere, telekommunikation og kontormøbler peger erfaringerne på, at man kan opnå gode priser og reducere transaktionsomkostningerne ved at standardisere og samle volumen.

Den fælleskommunale indkøbsstrategi går på tre ben i forhold til at styrke den kommunale købermagt. Det ene ben er at samle alle eller størstedelen af landets kommuner i nationale udbud. Det andet ben er at styrke de eksisterende indkøbsfællesskaber. Det tredje ben er at skabe mulighed for, at kommuner på ad hoc-basis og uafhængigt af geografisk placering kan samarbejde omkring enkeltudbud.

Tanken bag den flerbenede strategi er, at vi skal bygge videre på de erfaringer, der allerede er gjort i de eksisterende indkøbssamarbejder samtidig med, at vi udvikler nye samarbejdsformer.

Overblik, "Indkøbs-dating" og vidensdeling
Kommunernes indkøb dækker over flere hundrede udbudspligtige områder. Det kan derfor i sig selv være en opgave at få overblik over kommunens egne udbud. Udgangspunktet i "digitale klynger" er, at den enkelte kommune har sit eget univers. Dette er et fælles rum for den enkelte kommunes indkøbsansvarlige medarbejdere. Her kan der etableres et fælles overblik over kommunens indgåede indkøbsaftaler samt de fremadrettede udbudsplaner.

I forbindelse med udarbejdelsen af den fælleskommunale indkøbsstrategi udtalte en kommunaldirektør fra en middelstor jysk kommune, at det var langt mere interessant at gå i udbud sammen med Københavns Kommune end med en af nabokommunerne.

For at finde en potentiel medudbyder skal man derfor have overblik over andre kommuners udbud. Den fælleskommunale gevinst kommer derfor ved adgangen til de andre kommuners udbudsplaner. Kommunerne kan på værktøjet se, hvilke konkrete udbud i andre kommuner de har mulighed for at slutte sig til og løfte i fællesskab. Et billede på værktøjets tankegang kan være at se det som en indkøbs-dating portal. Kommunerne skal gennem adgangen til hinandens planer kunne finde sammen om fælles indkøb afhængig af behov og uafhængig af geografi.

Samtidig indeholder "digitale klynger" mulighed for vidensdeling og diskussion. Man kan finde frem til andre kommuner, der tidligere har udbudt det vareområde, som man selv eller sammen med andre står over for at skulle udbyde. Og man kan diskutere konkrete problemstillinger eller eksempelvis lufte nye idéer om indkøb. Det kræver login at komme ind på værktøjet, og det er alene kommunale indkøbsmedarbejdere, der har adgang til "digitale klynger".

"Digitale klynger" er også et værktøj for de etablerede indkøbsfællesskaber. Der er i dag et stort behov for koordinering og kommunikation i indkøbsfællesskaberne, som det kan være svært at håndtere. Indkøbsfællesskabernes medlemmer kan med "digitale klynger" koordinere udbudsplanerne og arbejde med fælles dokumenter og diskussioner.

Kræver administrativ og politisk opbakning
Decentralt økonomisk ansvar er et sundt og rodfæstet princip i den kommunale sektor. I nogle tilfælde er centralisering og standardisering imidlertid en mere effektiv vej at gå for at opnå økonomiske gevinster.

Fælles forpligtende indkøb forudsætter en standardisering af varer på tværs af kommuner. Guleroden er konkrete effektiviseringsgevinster gennem de skarpest mulige priser og lave administrative udgifter. Men det kræver en fælles vilje til ikke at se sig blind på særlige behov, hvis udvalg og fleksibilitet mindskes.

"Digitale klynger" er som sagt tænkt som et redskab, der både kan lette arbejdet inden for de eksisterende samarbejdsstrukturer og anvendes til udviklingen af nye samarbejdsformer. Hvis det sidste skal lykkes, kræver det bred administrativ og politisk opbakning. <

 

På digitale klynger kan kommunerne:

  • Finde sammen med andre kommuner om fælles udbud
     
  • Planlægge og koordinere indkøbsaftaler og kommende udbud i den enkelte kommune
     
  • Erfaringsudveksle og debattere med andre kommunale indkøbere
     
  • Indkøbsfællesskaber kan bruge platformen til at koordinere og kommunikere

Find værktøjet på www.digitaleklynger.dk

Digitale klynger
En række kommunale indkøbschefer har deltaget i arbejdet med at idéudvikle og kravspecificere værktøjets funktionaliteter. Værktøjet stilles gratis til rådighed for kommunerne.

KL og SKI vil den 2. og 3. marts holde informationsmøder om værktøjets muligheder i København, Odense og Århus. Her vil indkøbschefer og medarbejdere kunne høre mere om værktøjets muligheder og drøfte værktøjet med KL og SKI.

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: ØP: Nyt værktøj skal bryde grænser ned på indkøbsområdet Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger