Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 30 / 2010

Store besparelser på indkøb i Skanderborg

Mangelfuld indsigt i indkøbsbudgetterne gør det umuligt at prioritere udbudsområderne. En ny indkøbsløsning kaster lys over det kommunale indkøbslandskab i Skanderborg, som nu styrer udbuddene stramt
tekst Hanne Hyldborg

Skanderborg Kommune skal spare 100 millioner kroner næste år. Beregninger viser, at en dansk gennemsnitskommune kan spare tæt ved 60 millioner kroner alene ved at optimere styringen af indkøbsbudgetterne. Skanderborg Kommune har allerede indfriet en del af dette besparelsespotentiale, og kommunen går nu efter at komme fuldt i mål med en ny indkøbsløsning som det centrale navigationsværktøj.

Indkøbsløsningen giver et hidtil ukendt indblik i de kommunale indkøb og har afdækket en lang række uhensigtsmæssigheder, som har kostet kommunen dyrt i form af for høje priser. Helt aktuelt har den desuden givet et kvalificeret indblik i de kommunale udbudsområder, hvilket er meget vigtigt i forhold til at kunne overholde det nye kontroldirektiv.

– Vi har et indkøbsbudget på 1,1 milliarder kroner og køber ind fra private leverandører for 800 millioner kroner. Tidligere vidste vi groft sagt ikke, hvad vi købte ind relateret til varegrupper. I forhold til udbudsstyring og optimering af indkøb er det et betydeligt problem, siger indkøbschef Søren Hvilsted fra Skanderborg Kommune.

Indkøbsløsningen, som er udviklet af SAS Institute med Skanderborg og Viborg Kommuner som partnere, analyserer kommunens fakturaer ned på varelinjeniveau og kategoriserer indkøbene i forhold til varegrupper og tjenesteydelser ved hjælp af UNSPSC-koder. Støder løsningen eksempelvis på varelinjeteksten Grøn Dry Wipe Marker, ved den, at det er en whiteboard pen, der skal placeres i varegruppen for kontorartikler.

– Det er denne opsamling, systematisering og matchning af data, der er nøglen til bedre udbudsstyring, forklarer Søren Hvilsted.

Udbud baseret på fakta
– Det nye kontroldirektiv udfordrer hele den kommunale indkøbsstruktur og rammer to ømme punkter: Overblik og stordriftsfordele. Den udbredte decentralisering af de kommunale indkøb gør, at de kommunale indkøbere mangler de fakta, der er påkrævet for at leve op til direktivet.

Det er et klart problem, og det er ikke enestående for Skanderborg Kommune. Alene i vores kommune har vi 100 institutioner. Vi vidste ikke, hvor mange ansatte der købte ind, hvad de købte ind, og hvor meget de købte ind for. Den viden har vi i dag, siger Søren Hvilsted.

Indkøbsløsningen har kastet lys over en lang række områder i det kommunale indkøbslandskab, som tidligere henlå i mørke i Skanderborg. Det har således vist sig, at kommunen har 123 EU-udbudsområder, som skal konkurrenceudsættes, hvis man skal undgå bøder og ophævelse af aftaler. Med tre udbudskonsulenter i indkøbsafdelingen er der brug for en skarp prioritering af opgaven, og derfor skal fokus drejes ind på de lavest hængende frugter.

– Vi kan maksimalt selv håndtere 60 udbud i en fireårig cyklus, så vi skal væk fra at konkurrenceudsætte små vareområder og koncentrere os om store områder, hvor kompleksiteten i forhold til udbudsprocessen og implementeringen skaber størst mulig nytteværdi. Tidligere skete udvælgelsen ad hoc og på et spinkelt beslutningsgrundlag. Når vi skulle værdisætte en varegruppe, henvendte vi os til de leverandører, vi regnede med, vi brugte, og bad dem levere statistik over vores indkøb. Det var et kæmpe arbejde funderet på et gæt. Vi var helt afhængige af leverandørernes tal.

– Vi er blevet markant skarpere på det felt. Hvis vi vil vide, om et område skal i udbud, kan vi trække en rapport over omsætningen inden for varegruppen brudt ned på produkter, enheder, priser og leverandører, forklarer Søren Hvilsted.

Intelligent regnekraft
Skanderborg har foreløbig fået følgeskab af over 20 kommuner, som også er tilsluttet indkøbsløsningen. Kommunerne er koblet op til en central database, som indeholder alle fakturaer, varegrupper og leverandøroplysninger. Databasen er udstyret med en analytisk motor, som foretager kategoriseringen af indkøbene.

Når systemet opdateres med nye oplysninger, oprettes der nye regler, som slår igennem for alle de kommuner, der er koblet til systemet. Reglerne genberegnes hver nat, så indkøbskategoriseringen altid sker på baggrund af de nyeste regler.

– Der er omkring 22.000 UNSPSC-koder, og det ville være menneskeligt umuligt at analysere alle data manuelt. Indkøbsløsningen er intelligent og bliver klogere, hver gang vi eller en anden kommune fodrer den med oplysninger. På den måde bliver det aldrig et statisk bogholderisystem, men et styringsværktøj til at få indsigt i, hvor vores forbrug ligger, og hvem vi handler med, påpeger Søren Hvilsted.

Den nyerhvervede indsigt har resulteret i adskillige aha-oplevelser i Skanderborg. Det viste sig for eksempel, at kommunen årligt købte måtter ind for 544.000 kroner fra en bred vifte af leverandører. Opdagelsen førte til, at området blev sendt i udbud, og i dag er udgiften røget ned på 220.000 kroner svarende til en årlig besparelse på 60 procent.

– En kortlægning af vores udgifter til blækpatroner og tonere afslørede, at der var 25 forskellige leverandører i spil, selv om vi havde en indkøbsaftale med én udvalgt leverandør. Det viste sig også, at en enkelt institution betalte for kontorartikler, som var gratis hos aftaleleverandøren. Institutionen købte desuden alle sine hygiejneartikler hos kontorartikelleverandøren og betalte en merpris på 30 procent i forhold til tilbuddet fra den aftaleleverandør, vi har på hygiejneområdet, siger Søren Hvilsted og tilføjer:

– Tal som disse er en øjenåbner både for os i indkøbsfunktionen og ude i institutionerne.

Compliance i nyt lys
Ifølge Søren Hvilsted har kommunen også taget et tigerspring inden for compliance – det vil sige overholdelse af lovgivning og regler – og aftaleopfyldelse. Det er et område, hvor kommunerne traditionelt står svagt og er afhængige af leverandørernes input.

– De fleste steder kontrollerer man aftaleoverholdelsen sammen med leverandørerne. Er der nogenlunde overensstemmelse mellem det beløb, der er konkurrenceudsat, og omsætningen på varegruppen, giver man hånd på det. Men der bliver solgt masser af produkter uden for tilbudslisterne, for her er leverandørens dækningsbidrag typisk væsentligt højere, og derfor sidder man ofte tilbage med et misvisende billede.

Indkøbsløsningen opsamler data om samtlige produkter indkøbt i en varegruppe fra en leverandør og parrer dem med tilbudslisterne. Er der købt en type toiletpapir, som ikke er omfattet af indkøbsaftalen, ser vi det med det samme og kan agere. Det er et meget stærkt værktøj til afdækning af det skred, der typisk sker på aftalerne.

Fuldtidsmedarbejder i Netto
Ud over den rå indkøbsstyring har indkøbsløsningen afsløret eksempler på uhensigtsmæssige arbejdsgange. Ved en gennemgang af uspecificerede fakturaer viste det sig for eksempel, at der sidste år blev handlet 2.700 gange i Netto, og at Skanderborg Kommune således i princippet havde en fuldtidsmedarbejder gående i et supermarked året rundt.

– Det giver naturligvis ingen mening i økonomisk henseende, men vi må også spørge os selv, om vi ikke kan få bedre nytte af vores personaleressourcer ved at stoppe de daglige besøg i supermarkederne.

– I en tid hvor alle kommuner skal spare, kan man vælge at skære ind til benet eller investere i procesoptimering. Der er store potentielle besparelser at hente på indkøbsområdet, hvis man kan dokumentere, hvordan budgetterne bliver brugt. Det er vores erfaring, siger Søren Hvilsted. <

Skriv hvad du søger