Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 25 / 2010

ØP: Syv kontante råd til kommunalbestyrelserne

KL’s regionale møder med økonomidirektørerne har resulteret i en liste med gode råd omkring de igangværende budgetforhandlinger
tekst projektchef Morten Mandøe, KL

Kommunerne er i fuld gang med at lægge sidste hånd på budgetterne for 2011. En budgetlægning præget af økonomisk smalhals, sanktioner og servicereduktioner. Det er samtidig vigtigere end nogensinde, at budgettet bliver så realistisk som muligt, fordi en overskridelse vil føre til sanktioner fra regeringen.

Kommunernes foreløbige indberetninger af serviceudgifter i 2011 tyder på, at kommunerne bringer serviceniveauet tilbage til et "normalt" leje efter flere års kraftige stigninger. Nogle kommuner lægger op til at reducere serviceudgifterne med over fem pct. i forhold til budget 2010. Det viser en politisk vilje til at foretage barske prioriteringer. Politikerne vil dog først for alvor blive testet, når der løber meldinger ind om, at områderne har svært ved at realisere målsætningerne. For det vil ske.

KL har i de seneste uger holdt regionale møder med Økonomidirektørforeningens medlemmer om de aktuelle udfordringer. Det har ført til en liste med syv kontante råd om, hvad kommunalbestyrelserne bør interessere sig for i den kommende tid. Det overordnede budskab er ikke til at tage fejl af: De gamle dyder, hvor det gjaldt om at overholde budgettet, skal findes frem igen. Dels fordi mange kommuner skærer helt ind til benet i budget 2011, og det øger risikoen for, at sparekravet ikke realiseres, dels fordi Folketinget har vedtaget sanktioner over for kommunernes regnskaber i 2011.

Hårde sanktioner

Hvis kommunerne ikke overholder budgettet, tages op til tre mia. kr. fra dem igen. En gennemsnitskommune risikerer altså at miste 30 mio. kr. i bloktilskud. Nogle vil måske spørge: Har vi overhovedet et problem – er det ikke peanuts i den samlede økonomi? Derfor et lille tankeeksperiment: Hvis alle kommuner kun overskrider budgettet med en pct., vil den samlede overskridelse være på knap 2,4 mia. kr. – ikke et helt lille beløb! Er der så tradition for, at kommunerne har et merforbrug i forhold til budgettet? Ja, igennem de seneste år har mange kommuner haft budgetoverskridelser på over en pct. Og hvad værre er, så er der en del kommuner, som har budgetoverskridelser i tre eller alle fire år efter kommunalreformen. Der skal derfor helt andre boller på suppen i 2011.

Budskab om styring

Budskab nr. 1:

Styr efter det oprindelige budget!

Hvornår foretager kommunalbestyrelsen den grundlæggende prioritering? Svaret er vel ligetil: I forbindelse med budgetlægningen. Imidlertid skal man ikke langt ind i det nye år, før overførte beløb fra sidste år skal genbevilges og før eventuelle yderligere tillægsbevillinger forhøjer det oprindelige budget. Så er det typisk, det nye korrigerede budget der styres efter.

Hvis budgetterne samlet skal holdes, nytter det ikke, at alle kommuner styrer efter et højere korrigeret budget. Den enkelte kommune bør derfor nøje overveje, om der skal gennemføres tiltag, der kan sikre budgetoverholdelse i forhold til det oprindelige budget. For eksempel kan man beslutte, at den økonomiske decentralisering med overførsler mellem årene ikke må påvirke kommunens samlede budgetoverholdelse. Det er ikke et urimeligt krav nu, hvor kommunerne efter reformen er blevet større og har langt flere institutioner med overførselsadgang.

Budskab nr. 2:

What you see, is what you get!

Mange kommuner har som nævnt gennem nogle år haft lige vel optimistiske budgetter og har dermed oplevet budgetoverskridelser. Særligt budgetterne på det specialiserede socialområde har ligget langt fra det faktisk afholdte udgiftsniveau. Hvis budgettet ikke er realistisk, er der intet ejerskab til det. I stedet bliver det lagt i skuffen, så snart det er trykt, og ingen styrer efter det i praksis. Det er ikke holdbart. Budgettet skal indeholde klare forudsætninger om pris og aktivitet på alle områder. Det skal være angivet så præcist, at man i de månedlige/kvartalsvise opfølgninger kan sammenholde det budgetterede og disponerede niveau.

Udnyt kaos

Budskab nr. 3:

Udnyt kaos til at ændre i styringsprincipperne!

Vinduet er åbent. Det er første år efter kommunalvalget. Der er mange nye kommunalpolitikere, og alle skal vænne sig til en stram økonomi i de kommende år. Det er en mulighed for at bryde med vanerne i budgetopfølgningen. Både politisk og administrativt.

Nogle kommuner har for eksempel stillet sig selv spørgsmålet – hvorfor skal udvalgene holde fast i en ældgammel mødekultur, som umuliggør hurtige reaktionsmuligheder? Det har de valgt at lave om på. Nu holder alle fagudvalg møde samme dag – både formiddag og eftermiddag. Økonomiudvalget mødes ugen efter. Det giver kommunen mulighed for at reagere hurtigt på nye omstændigheder. Andre kommuner vil give de administrative arbejdsgange omkring økonomistyringen et serviceeftersyn.

Budskab nr. 4:

Ryd ud i skønhedspletterne – ellers bliver straffen hård og kontant!

Det er aldrig nemt at få en budgetkabale til at gå op. Det kan nogle gange føre til ønsketænkning. For eksempel at man er lige vel optimistisk omkring udviklingen på de lovpligtige områder om konjunkturfremgangen, om uudmøntede rammebesparelser eller urealistiske tilpasningsforslag, som tager for lang tid at realisere, og som ingen mener alvorligt. Kommunen bør identificere skønhedspletterne (risikoelementerne) i budgettet og rydde op i dem. Hvis ikke der ryddes ordentligt op i dem, skal man som minimum have en plan B klar, hvis det går galt.

Budskab nr. 5:

Involvér medarbejderne – de var med, da det gik op, de skal også være med, når det går ned!

Mange kommuner fyrer eller skal fyre medarbejdere for at reducere serviceniveauet. Det er helt afgørende, at medarbejderne involveres i denne proces. De skal være bekendt med årsagerne til reduktionerne og indgå i udarbejdelsen af forslag til, hvordan man kommer i mål med reduktionerne. Medarbejderne skal i mange år frem leve med det nye lavere niveau og bliver dem, der skal føre det ud i livet over for kommunens borgere.

Budskab nr. 6:

Lyt til early warnings!

Der skal være en tæt kobling mellem budgetter og regnskaber, de tilknyttede aktiviteter og den leverede service. Først når det er sket, kan der bedrives god økonomistyring. Opfølgningen på kommunens mål (herunder såvel service- som driftsmål) og opfølgningen på økonomi (budget) må ikke ske som to adskilte processer. Handlemulighederne for de budgetansvarlige reduceres i løbet af regnskabsåret, hvis det forventede resultat ikke lever op til budgettet. Advarselslamperne bør således tændes, hvis man halvvejs i budgetåret har brugt 50 pct. af ressourcerne, men end ikke er på rette vej til at realisere målene. For at sikre sig handlemuligheder, bør der opbygges rapporteringssystemer, der sikrer, at afvigelser opdages i tide.

Budskab nr. 7:

Følg løbende op på beslutningerne!

Administrationen skal holdes op på deres egne forslag, og politikerne skal holdes fast på deres beslutninger. Og hvis – eller snarere når – noget skrider, skal politikerne holdes fast på at finde nye reduktioner. Ellers kan budgettet ikke overholdes. Det er skidt for kommunens kassebeholdning på både kort og lang sigt. På kort sigt får tillægsbevillingerne kassen til at skrumpe ind. På lang sigt kommer straffen for anden gang, når kommunens bloktilskud reduceres. Nogle kommuner kræver, at der udarbejdes aktivitets- og handleplaner for, hvordan reduktionerne kan nås. Andre vil indføre månedlige opfølgninger på aktivitet og økonomi for at nå i mål i 2011.

Det kan kræve sin m/k at lægge ryg til overholdelse af den indgåede aftale. På den anden side kan forandringer også føre til forbedringer. Længere transport – fx til skole – kan blive afløst af forbedret fagligt niveau, flytning af plejehjemspladser kan medføre forbedrede forhold i form af toilet- og køkkenfaciliteter og bedre plads for de ældre og så fremdeles. Der er derfor ikke noget, der er så skidt, at det ikke er godt for noget. <

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: ØP: Syv kontante råd til kommunalbestyrelserne Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger