Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 23 / 2010

Råderummet: Statens indkøbsaftaler giver store besparelser

Den kommunale virksomhed adskiller sig fra den statslige virksomhed. Men når Ringsted Kommune skal opgøre erfaringerne med statens indkøbsaftaler, vægter de positive dog klart tungest. Væsentlige besparelser på både pris og administration er den store gulerod
tekst indkøbschef Leon Johansen, Ringsted Kommune og konsulent Peter Riis, KL

Siden 2006 har Ringsted Kommune anvendt statens indkøbsaftaler inden for it og tele- og datakommunikation. På nuværende tidspunkt køber kommunen ind på tolv af de tyve statslige indkøbsaftaler, som kommunerne kan tilslutte sig.

Det har været en strategisk beslutning i kommunen at tilmelde sig aftalerne på it og tele-områderne, og Ringsted er den eneste kommune, der på denne måde konsekvent bruger statens aftaler. Målet har været at skaffe besparelser på indkøbet, og indtil videre har oplevelsen været, at der kan spares rigtig mange penge. På flere af aftalerne vurderes besparelserne til at være op til eller over 50 procent.

Da Ringsted overvejede at tilslutte sig statens aftaler, var den letteste beslutning egentlig at lade være. For en statslig indkøbsaftale indeholder et snævert varesortiment og vil ofte kræve, at man som kommune skal bruge andre mærker og produkter end i dag. I Ringsted Kommune har man i første omgang stillet sig selv spørgsmålet: Kan vores kommune leve med det samme udstyr, som statens indkøbssekretariat vurderer, er tilstrækkeligt for de statslige institutioner?

Svaret har indtil videre været, at de statslige aftaler rigtig langt hen ad vejen dækker kommunens fulde behov. Produkterne har ikke hver gang været topprioritet for Ringsted Kommune, men hovedmålet har været funktionalitet og ikke særlige mærker eller produkter.

Computere til halv pris

På hardware var konsekvensen af at gå på statens aftale, at man skulle skifte leverandør. Forventningen var, at det muligvis kunne skabe tekniske problemer at skulle klargøre en ny type pc tre til fire gange om året afhængig af sortimentet på det aktuelle tidspunkt i statens aftale. Det har Ringsted løst ved at samle pc-indkøb én gang om året, hvormed den tekniske implementering laves på én gang. Statens aftale på pc betød for Ringsted Kommunes vedkommende en besparelse på 50 procent i forhold til den tidligere aftale.

Da Ringsted i 2006 gik over til statens aftale på multifunktionsmaskiner, var overgangen lettere. Statens aftale var med de samme produkter, som kommunen selv havde indgået aftale på et år tidligere. Ringsted Kommune vurderer den rene prisbesparelse ved at skifte aftale til 30-60 procent.

Hertil kan lægges den administrative besparelse ved ikke længere selv at skulle løfte udbuddet. Det at lave et miniudbud på multifunktionsmaskiner skønnes for Ringsted at tage 200-250 arbejdstimer.

Den kommunale indkøber

Der er ingen tvivl om, at statens indkøbsaftaler sætter snævrere rammer for udvalget af for eksempel computere, telefoner og abonnementstyper, end det Ringsted havde tidligere. Når de nødvendige produkter nu engang er med, kan dette dog godt vendes til noget positivt. For mere begrænsede valgmuligheder gør det også lettere at købe ind i en stor organisation som Ringsted Kommune, når indkøbsaftalen betyder, at der kun kan vælges mellem én model i stedet for flere.

Som indkøber kunne man måske forvente, at de snævrere rammer ville skabe noget knurren fra medarbejderne, men i Ringsted har det været meget få pip, og de stoppede hurtigt. Eneste undtagelse er udvalget af mobiltelefoner på telefoniaftalen. Her har det været svært at stille alle kommunens brugere tilfredse.

Hvis man som kommune går på statens aftaler, skal man være indstillet på, at hvor man tidligere har været en stor kunde hos en leverandør med sine egne aftaler, bliver man nu en relativt lille kunde på en stor aftale med begrænset indflydelse. I Ringsted Kommune kunne man godt ønske sig, at processen kan give bedre mulighed for inddragelse, for eksempel ved høringsrunder på kravspecifikationer.

Når erfaringerne med statens indkøbsaftaler skal gøres op, vægter de positive erfaringer dog klart tungest, hvor de væsentlige besparelser på pris og administration er den store gulerod.

Fremtiden

Som indkøbschef i Ringsted Kommune kan man godt ønske sig, hvis kommunerne i fællesskab selv kan lave indkøbsaftaler efter de samme principper som statens, som det også fremgår af den fælleskommunale indkøbsstrategi. Det vil sige indkøb, hvor man kombinerer et stort volumen med et snævert varesortiment og opnår endnu skarpere priser end i dag.

I Ringsted kan det fremtidige indkøb godt gå mod mere brug af de statslige aftaler. Alternativt kan det også være et uddybet samarbejde i indkøbsfællesskabet K-17 på Region Sjælland eller andre fælleskommunale indkøb efter de samme principper som statens aftaler.

Den kommunale virksomhed adskiller sig trods alt fra den statslige virksomhed. En statslig aftale, som kommunerne kan tilslutte sig, dækker derfor typisk 90-95 procent af Ringsted Kommunes behov på det pågældende område. En ren kommunal aftale efter de samme principper bør også kunne udfylde de sidste 5-10 procent. Men på nuværende tidspunkt er de statslige aftaler det økonomisk bedste alternativ for Ringsted. Derfor overvejer Ringsted Kommune til stadighed at tilslutte sig statens aftaler, hver gang der er mulighed. <

Læs mere på www.statensindkob.dk

Besparelser i Ringsted Kommune ved at bruge statens indkøbsaftaler

Pc: 50 pct.

Multifunktionsmaskiner: 30-60 pct.

Servere: 35 pct.

Storage: 80 pct.

Printere: 50 pct.

Telefoni: 30 pct. (over to aftaler)

It-tilbehør: 25 pct.

Ovenstående er skønnede prisbesparelser i Ringsted Kommune ved at gå på statens aftaler ift. kommunens tidligere aftaler på de pågældende varegrupper.

Tilslutning til statens indkøbsaftaler

Kommuner kan frivilligt vælge, om de ønsker at tilslutte sig de statslige indkøbsaftaler. I fjerde fase af statens indkøbsprogram, hvor aftalerne havde kontraktstart 1. januar 2010, drejer det sig om følgende indkøbsaftaler: Multifunktionsmaskiner, printere, AV- og videokonferenceudstyr, hjemmearbejdspladser, grafisk software og antivirus programmel.

I efteråret 2010 gennemføres nye udbud, som pr. 1. januar 2011 forventes at munde ud i nye indkøbsaftaler vedrørende for eksempel kontorartikler, telefoni og mobilt bredbånd, trykkeriydelser og konsulentydelser. Fra 1. januar 2011 vil en kommunes tilmelding til en indkøbsaftale alene indebære, at kommunen får ret, men ikke pligt, til at benytte aftalen.

Tilmelding til de nye aftaler er mulig fra primo januar 2011 til 31. marts 2011 via følgende link: http://www.statensindkob.dk/tilmelding.

Priserne på indkøbsaftalerne kræver login til hjemmesiden. Få login til hjemmesiden ved at sende en mail til adressen statensindkob@oes.dk med angivelse af navn, stilling, myndighed samt mailadresse på den, der ønsker at modtage login’et.

Skriv hvad du søger