Illustration: Gitte Skov
Illustration: Gitte Skov
Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 19 / 2010

Kommuner glemmer at spare

Det offentlige udnytter ikke potentialet i at spare på papir og porto, når de sagsbehandler eller sender mødereferater, mener KMD

Der er gemte penge at hente på porto- og papirområdet rundt omkring i kommunerne. Det mener både Assens Kommune og KMD, der har undersøgt potentialet i at effektivisere, når der printes og sendes offentlige papirer.

– Der er med garanti penge at hente, men det kræver, at man får startet nogle projekter, og at de ansatte bliver holdt op på dem, fortæller Henrik Traborg, der er souschef for KMD’s mailcenter.

Han peger på, at kommunerne kan spare millioner på landsplan ved at kigge arbejdsgangene efter i sømmene.

– Det koster 19-20 kroner at sende et dokument til en borger, når en sagsbehandler printer det lokalt. Den pris kan mindskes til seks-syv kroner, hvis man installerer en central printer og afsender af kommunens dokumenter, fordi kommunen sparer penge på indkøb af printere, blæk og papir. Bruger man til gengæld en løsning som den kommende Dokumentboks, kan forbruget for et brev komme helt ned på en krone, uddyber Henrik Traborg.

Han råder derfor kommunerne til at se på deres forbrug ud fra portoudgifter og arbejdsgange på de områder, der ikke lovgives om.

I Assens Kommune har man gode erfaringer med netop at lave en politik, der vejleder de ansatte og dermed sparer penge på print.

– Vi har fået os en printpolitik, fordi vores forbrug har været stigende. Det er jo ikke okay, at rammerne sprænges hele tiden for, hvornår man printer og sender breve, fortæller Pia Jensen, der er projektleder for projekt nul-print i kommunen.

Her har faglige ledere og projektmedarbejdere derfor hanket op i den daglige indsats, og målet er at spare en halv million kroner i år.

– Vi holder møder med fagcheferne og laver opgørelser over afdelingernes forbrug for at stramme op. Derudover er vi begyndt at bruge vores eget interne bud til at levere dokumenter mellem kommuner og institutioner, så vi sparer pengene, der før gik til Post Danmark, fortæller projektlederen.

Et uoverskueligt regnestykke
En undersøgelse, Nyhedsmagasinet Danske Kommuner har foretaget blandt 55 rådhuse, viser, at de færreste har retningslinjer for, hvor ofte deres medarbejdere bør trykke på printknappen, eller hvor store konvolutterne skal være. 64 procent af kommunernes rådhuse betaler således udgifter for papirforbruget centralt, men det er kun 25 procent, der har en central politik om forbruget.

Undersøgelsen viser desuden, at 71 procent ikke aner, hvor meget papir, der er sparet, selv om de har indført egne papirpolitikker.

Det ser bedre ud på portoområdet, hvor 36 procent har en politik, mens 75 procent af dem har et estimat over, hvor meget de har sparet på baggrund af politikken.

Den manglende viden skyldes, at det er for svært at undersøge besparelsespotentialet, mener Morten Outtrup, der er controller i Kolding Kommune. Han har tidligere stået for en undersøgelse af papirforbruget i kommunen og mener, at det er svært at kortlægge forbruget sammenlignet med de gevinster, man får ud af det.

– Det er svært at finde besparelser i et større omfang, når et stykke udskrevet papir koster mellem tre og syv øre. Hvis papirbesparelserne giver anledning til den mindste smule ekstra arbejde eller nye investeringer, så er det meget svært at få regnestykket til at gå op, fortæller Morten Outtrup.

Den problematik forstår Henrik Traborg godt, men tilføjer, at kommunerne derfor skal følge eksemplet fra Assens og lave en politik, der skal hankes op i ledelsesmæssigt, hvis det skal lykkes.

– Man skal hele tiden følge op på, hvor meget der printes på en lokal printer og på en central printer eksempelvis. Ellers får man ikke ændret noget, fordi der vil sidde nogle sagsbehandlere, der ikke er med på at gøre tingene anderledes, fortæller han.

Kommunerne sender hvert år samlet set 44 millioner breve til borgerne. Fra november 2010 bliver det lovpligtigt for store dele af den offentlige sektor at tilbyde digital kommunikation med borgere og virksomheder på alle nationalt udbredte selvbetjeningsløsninger.

Rådhuse og kommuner er derfor tvunget til at skifte papiret ud med skærmen på en række områder, men det kan stadig betale sig at se ud over det lovpligtige. Det sker ved at fokusere på kulturen og arbejdsgangene hos de ansatte, selv om det er svært, lyder rådet fra Assens Kommune, der stadig arbejder på projekt nul-print.

– Vores it-chef har taget udfordringen op og lavet et udførligt regneark over forbruget, og det har skabt et utrolig godt overblik. Det er svært, men det kan lykkes, hvis vi arbejder hen imod det, fortæller projektleder Pia Jensen, og giver et konkret eksempel på en adfærdsændring:

– Vi fik lister over alle KMD-print, som i mange tilfælde både ligger elektronisk og bliver sendt til os i store sække eller konvolutter til arkivering. Så tog vi en snak med de forskellige afdelinger om deres reelle behov for at have de her lister på print, og resultatet blev, at vi fik afbestilt omkring 70-80 procent af papirlisterne, fortæller hun.

Initiativet er i god tråd med rådet fra Henrik Traborg fra KMD. Han understreger vigtigheden i at kigge indad i kommunerne.

– Man skal følge op på, om sagsbehandlerne sidder og printer og sender breve, eller om de bruger elektroniske løsninger i stedet eksempelvis, siger han.

– Man kan spare væsentligt ved at printet begge sider, kun printe i sort-hvid, og i nogle tilfælde ved at nedskalere siderne, så man har to sider på samme papir. De råd er hovedsageligt til brug i det lokale – altså til print af mødereferater og så videre. Men det sparer ingenting i forhold til at lave det hele elektronisk, som alligevel kommer til at ske gradvist, understreger Henrik Traborg. <

eDag3 og Dokumentboksen
eDag3 er et resultat af sidste års økonomiaftale mellem KL og regeringen. Projektet betyder blandt andet, at alle myndigheder kan kontaktes og svare gennem Dokumentboksen. Samtidigt skal alle relevante masseforsendelser kommunikeres gennem den digitale løsning til tilsluttede borgere. Dokumentboksen erstatter den nuværende løsning E-boks hvor borgere kan modtage alle papirer digitalt fra eksempelvis el-selskaber, private firmaer eller kommuner.

Aalborg går i sort-hvid
Aalborg Kommune afventer en undersøgelse, der skal klarlægge papirforbruget i kommunen herunder forvaltninger og institutioner. Den skal være baggrunden for en ny printpolitik, der blandt andet kan sikre, at de ansatte primært printer i sort-hvid, og at de printer på begge sider af papiret. Et umiddelbart bud på besparelserne af de to tiltag alene er en million kroner årligt, oplyser Tonny Andreasen, der er projektleder for eDag3 i kommunen.

Aalborg Kommune regner ydermere med at spare 3,4 millioner kroner på porto årligt fra 2012. Det sker ved at tilknytte mindst 50 procent af aalborgenserne dokumentboksen, så de modtager breve fra kommunen digitalt frem for i postkassen.

Skriv hvad du søger