Danske Kommuner

Timeglasset – den nye kommunale organisationsmodel

af Ole Have Jørgensen, kommunaldirektør i Horsens gennem 18 år, nu selvstændig ledelseskonsulent

Kommunalvalget er overstået, åndenøden efter kommunesammenlægningerne er ved at tage af – eller burde i det mindste være det – og vi kan tillade os at se med nye øjne på det kommunale landskab. Efter at have levet i det landskab i 20 år – og efter at have været censor på et par hundrede opgaver i personlig ledelse og organisationsudvikling ved Diplomuddannelsen i Ledelse – oplever jeg, at der begynder at tegne sig en ny organisationsmodel.

Det er en model, som ikke umiddelbart er beskrevet i handelshøjskolernes lærebøger om ledelse, men som i lidt forskellig forklædning dukker op i mange kommuner.

Hvis man skal tegne organisationen, kommer den til at ligne et timeglas i stedet for den traditionelle pyramide eller matrix.

I den opadvendte del af timeglasset finder vi de få – den politiske ledelse, borgmesteren, direktionen og administrationen, med andre ord den del af organisationen, der typisk er placeret på rådhuset.

Fokus er rettet opad og udad – mod borgmesteren og det politiske system og mod direktionen. Der produceres sagsfremstillinger, analyser og rapporter, der indsamles viden om kommunens service via brugerundersøgelser, og der kommunikeres til borgerne via pressemeddelelser og hjemmesider.

Den interne kommunikation i organisationen opleves til gengæld nærmest at foregå som envejskommunikation. Direktionen definerer og udsender direktiver, politiske beslutninger viderebringes, og retningslinjer for opgaveløsning og organisering beskrives ned i detaljen. Det hele formidles ovenfra gennem hvepsetaljen til den store del af organisationen, der er placeret i den nederste del af timeglasset. I gamle dage talte vi om rockwool-laget af mellemledere – de er væk i dag, dem er der ikke længere behov for, men er der ikke brug for at tale om det, der kom i stedet for?

De mange, skolerne, daginstitutionerne, hjemmeplejen, dagplejen og alle de øvrige institutioner, der i deres daglige arbejde har den direkte borgerkontakt, er placeret i timeglassets nedre del med orientering direkte mod borgerne.

De knokler løs med snævre økonomiske rammer, diagrammer og rapporter, samtidigt med at de søger at fastholde og udvikle kvaliteten af den borgervendte service

Nu skal man aldrig give præmier for den kunstneriske kvalitet af et organisationsdiagram – men kun for de resultater, organisationen producerer.

Men mange steder oplever lederne i den nederste del af timeglasset, at det er organiseringens udseende på overheads, der er i fokus, ikke hvad formålet er med de planlagte ændringer og hvilke resultater, der forventes af de nye rammebetingelser.

Og man efterlades med den kætterske tanke, at formålet er at erstatte ledelse med administration, fordi ledelse er en kontaktsport, der kan gøre ondt, både på ledere og de, der ledes.

Og man glemmer helt, at en kommune er en enhedsorganisation med en klart defineret øverste ledelse. I stedet hører man kommentarer som "dem inde på rådhuset" og "dem i forvaltningen", altså en "dem og os" oplevelse, som "dem inde på rådhuset" har ledelsesansvaret for at ændre.

Men modellen har en anden konsekvens, som nok kan have større betydning for den kommunale hverdag. Der er principielt kun brug for kommuner, hvis de er bedre til at løse de offentlige opgaver, end staten eller private udbydere kan løse dem. Og hvis den nederste del af pyramiden måtte få det indtryk, at interessen for og nærheden til deres daglige arbejde er større hos parter uden for kommunen, ja så er det yderligere et argument for at nedlægge kommunerne eller samle styringen af de forskellige opgavetyper i tværkommunale enheder under statslig ledelse.

Så der er nok at tage fat på for de nye byråd. <

Kommunalpolitikerne skal støtte indkøberne bedre

af Anders Hjorth Jensen, projektleder i Elsparefonden

Nogle gange er det dyrt at købe billigt ind. For eksempel kan 50 computere, som er billige at anskaffe, over en femårig periode blive dyrere end 50 andre computere, der har højere anskaffelsespris, men et lavere strømforbrug. Derfor bør kommunalpolitikerne klart formulere i indkøbspolitikken, at totalomkostninger skal vægtes højere end anskaffelsespris ved udbud og indkøb generelt.

De kommunale indkøbere oplever desværre i dag, at kortsigtede økonomiske hensyn i indkøbspolitikken tvinger dem til at vælge en vare, som ikke er den mest økonomiske på lang sigt. Det viser den stikprøveundersøgelse, som Elsparefonden har gennemført med hjælp fra Foreningen af Offentlige Indkøbere (IKA).

Mere end 70 procent af de kommunale indkøbere mener, at deres kommune fokuserer for meget på anskaffelsesprisen, når de køber ind. Hele seks ud af ti indkøbere efterlyser specifikt større politisk fokus på energiforbruget. Der er med andre ord et ønske fra indkøberne om, at politikerne kommer på banen og tydeligt prioriterer totalomkostninger i indkøbspolitikken og i de enkelte udbud.

Når en kommune sammenligner priser på en vare, kan den enten fokusere på, hvad varen koster i anskaffelse, eller på hvad de totale omkostninger er for varen i hele dens levetid. Totalomkostninger er den samlede udgift – det vil sige anskaffelsesprisen plus driftsudgifterne og energiforbruget.

Når det gælder vores egen husholdning, virker det enkelt. De færreste vil i dag købe et køleskab, der fråser med strømmen. Næsten uden at tænke over det vælger vi et energibesparende køleskab, fordi vi ved, det er det mest fornuftige. Den samme tankegang bør politikerne formulere klart i kommunens indkøbspolitik, så man sikrer, at indkøberne kan træffe de sundeste beslutninger for kommunens langsigtede økonomi.

Vi ved, at mange temaer kæmper om kommunalpolitikernes opmærksomhed dette efterår. Budgetforhandlingerne for 2010 har været hårde, og der er kommunalvalg til november. Men det betaler sig at huske indkøbspolitikken og stille krav om energieffektivitet i forbindelse med udbud. Et klart fokus på totalomkostninger kan være med til at sikre økonomien til kommunernes kerneopgave: at give borgerne den bedst mulige service og velfærd.

Indkøbspolitikken og udbud bør præcisere, at totalomkostninger vægtes højere end anskaffelsespris, så det bliver lettere for indkøberne at træffe de beslutninger, der giver bedst totaløkonomi for kommunen. Hvis indkøberne bruger Elsparefondens Indkøbsvejledning, er de sikre på, at de altid køber energieffektive produkter. Hvis de selv vil udregne totalomkostningerne, kan de benytte Elsparefondens totalprisberegner. Det giver god økonomi og gavner klimaet. <