Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 02 / 2010

ØP: Køber din kommune effektivt ind?

Indkøbsområdet er centralt, når kommunerne skal effektivisere. Undersøgelse viser, at tre ud af fire økonomichefer forventer, at det er muligt at effektivisere indkøbsområdet i deres kommune
tekst af konsulent Peter Riis og chefkonsulent Rikke Thorlund Haahr, KL

Effektiviseringer har længe stået højt på de kommunale dagsordener, og alt tyder på, at det bliver et endnu større emne i kommunerne i den kommende valgperiode. Stram udgiftspolitik og rekrutteringsudfordringer samtidig med stadig større forventninger til servicen sætter kommunerne under pres. Når kikkerten således rettes mod effektiviseringer rundt om i de enkelte kommuner, er der flere gode grunde til, at indkøbsområdet er et af de områder, der bør zoomes ind på.

Kommunerne købte i 2008 ind for lige under 100 milliarder kroner fordelt på cirka 22 milliarder i varekøb og 76 milliarder kroner til køb af tjenesteydelser. Dette er nogle voldsomme beløb. Til sammenligning udgør nettodriftsudgifterne på folkeskoleområdet og ældreområdet henholdsvis cirka 47 milliarder kroner og cirka 36 milliarder kroner.

Med så store volumener i kommunerne kan der med øget professionalisering af indkøbsorganisationerne, bedre koordinering mellem kommunerne, bedre implementering af indkøbsaftaler med mere. realiseres store effektiviseringsgevinster. Gevinster der kan anvendes på serviceområderne.

Budgetterer med effektiviseringer
Det er også opfattelsen i kommunerne, at der er effektiviseringer at hente på indkøbsområdet. I forbindelse med de nye budgetter for 2010, har KL spurgt økonomicheferne om deres opfattelse af, hvorvidt det er muligt at effektivisere indkøbsområdet i deres kommune. Her svarer tre ud af fire, at de enten i høj grad eller i nogen grad mener, at det er tilfældet.

Og rigtig mange kommuner kalkulerer med, at disse gevinster skal indhøstes. I samme undersøgelse svarer næsten 70 procent af økonomicheferne, at der budgetteres med effektiviseringer på indkøb i deres kommune i 2010.

Det er dog ikke tilstrækkeligt at lægge sådanne effektiviseringer ind i budgettet. For at de realiseres, kræver det konkrete indsatser. Her er der flere felter, der kan sættes ind på. Vi vil her fremhæve nogle af mulighederne.

Der er flere fordele ved at købe ind sammen med andre. For det første er volumen selvsagt et væsentligt kriterium for hvilken pris, der kan opnås. For det andet er det ofte en væsentlig administrativ lettelse for en kommune, når man ikke skal gennemføre alle udbud alene.

De kommunale indkøbsfællesskaber er derfor centrale for mange kommuner for at opnå øget koordinering og professionalisering af indkøbet. Rambøll har i rapporten "Udviklingsmuligheder for de kommunale indkøbsfællesskaber" kortlagt og analyseret samtlige kommunale indkøbsfællesskaber.

Der er i dag ni kommunale indkøbsfællesskaber, som dækker omkring 85 kommuner. Rambølls analyse viser, at indkøbsfællesskaberne grundlæggende er på meget forskellige stadier. De fleste indkøbsfællesskaber dækker kun et begrænset antal vareområder. Herudover er det forskelligt, hvor fast en struktur de har, og hvor stor den ledelsesmæssige opbakning fra medlemskommunerne er. Generelt er konklusionen, at der for næsten alle indkøbsfællesskaber er behov for fastere struktur og større ledelsesmæssig opbakning, hvis de i højere grad end i dag skal afhjælpe de enkelte kommuner.

Rapporten giver et kvalificeret afsæt for, at man i indkøbsfællesskaberne kan tage en drøftelse af, om der på baggrund af erfaringerne andre steder for eksempel er behov for at justere på fællesskabets struktur og organisering. Rapporten kan findes på KL’s hjemmeside.

Styr på organiseringen af indkøb
Hvis kommunerne skal have det fulde udbytte ud af at samarbejde med andre om at købe ind, er forudsætningen, at man har styr på organiseringen af indkøb i den enkelte kommune. Indkøb bør koordineres på tværs af institutioner og forvaltninger og ikke være overladt til den enkelte institutionsleder. Koordineringen skal for det første sikre, at volumen så vidt muligt samles på tværs af den samlede organisation. For det andet vil det overblik, som dermed etableres, skabe mulighed for at opnå fordelagtige vilkår gennem forpligtende aftaler.

For det tredje sikres det dermed, at indkøbet tilrettelægges af medarbejdere, som har indkøb som fag. Det sidste er ikke mindst vigtigt for at sikre, at indkøb og udbud gennemføres i overensstemmelse med de lokalt udformede politikker og uden at overtræde reglerne på området, herunder EU’s udbudsregler.

Flere kommuner har allerede kigget deres indkøbsorganisationer efter i sømmene. Eksemplerne fra Odense, Vesthimmerland og Ringkøbing-Skjern Kommuner (se faktaboks) viser, at der er betragtelige effektiviseringsgevinster at høste ved at koordinere og professionalisere indkøbet.

I alle tre eksempler har der været fokus på at indgå bedre aftaler på konkrete vareområder kombineret med tiltag, der skal sikre højere grad af benyttelse af aftalerne. Det sidste kræver typisk både adfærdsændringer og systemunderstøttelse (for eksempel e-handel). Disse tiltag svarer meget godt til de indsatsområder som indkøbscheferne selv peger på. I en rundspørge, som KL har foretaget blandt kommunernes indkøbschefer, nævnes følgende indsatser som vejen til optimering af det kommunale indkøb:

  • At flere vareområder omfattes af centrale aftaler.
  • At man i højere grad indgår forpligtende aftaler.
  • At institutionerne i højere grad anvender centrale aftaler.
  • At man i højere grad køber ind sammen med andre kommuner.

Decentralisering af det økonomiske ansvar er i dag almindeligt anerkendt som det bærende element i en effektiv økonomistyring. Optimering af indkøbene forudsætter imidlertid en betydelig grad af central styring og koordinering. Både i private virksomheder og i den offentlige sektor er såvel de administrative som økonomiske gevinster herved veldokumenterede. En effektiv implementering af kommunens indkøbspolitik er imidlertid afhængig af medvirken på det decentrale niveau. Derfor forudsætter en effektiv implementering involvering af brugerne i kombination med fokus fra den øverste ledelse, og ofte også fra politisk niveau. I kommuner med et klart ledelsesmæssigt fokus på kommunens indkøb, er indkøbsfunktionen typisk også placeret tæt på organisationens strategiske ledelseslag.

Nyt redskab til selvevaluering
SKI har udviklet et værktøj, som kommunerne kan anvende til at teste deres indkøbsorganisations modenhed. Værktøjet er testet og justeret i samarbejde med KL og en række kommuner og forventes at blive tilgængeligt for alle kommuner i den nærmeste fremtid. Idéen med værktøjet er, at det dels skal angive nogle pejlemærker for udviklingen af kommunens indkøbsorganisation, dels skal skabe et udgangspunkt for vidensdeling og erfaringsudveksling kommunerne imellem. <

Læs mere om de tre kommuners erfaringer på www.kl.dk

 

Udvikling af indkøbsorganisationen
Vesthimmerlands Kommune: Med afsæt i en politisk vedtaget indkøbspolitik, som blandt andet fokuserede på indgåelse af flere forpligtende aftaler, iværksattes en række tiltag som havde fokus på bedre aftaleindgåelse og direkte påvirkning af indkøbsadfærden, herunder øget anvendelse af e-handel. Den samlede gevinst vurderes at beløbe sig til 11 millioner kroner årligt.

Odense Kommune: Kommunen har i 2009 fokuseret på bedre aftaleindgåelse på en lang række konkrete vareområder. Desuden har man gennemført et lean-projekt med henblik på. optimering af processerne omkring indkøb. Resultatet har været en styrkelse af den centrale indkøbsfunktion, og øget brug af e-handel. Gevinsterne vurderes at beløbe sig til mere end 50 millioner kroner årligt (ekskl. procesgevinster).

Ringkøbing-Skjern Kommune: Projektet tog afsæt i kommunens indkøbspolitik, som fokuserer på udbud på flest mulige områder, indgåelse af forpligtende aftaler, centralt styrede indkøbsaftaler, medinddragelse af medarbejdere og decentrale indkøbere samt decentral anvendelse af indkøbsaftalerne. Indkøbsstrategien varierer fra varegruppe til varegruppe fra anvendelse af SKI-aftaler til produktstandardisering med videre i forbindelse med indgåelse af egne aftaler. Den årlige gevinst vurderes at være cirka 15 millioner kroner.

Kommenter denne artikel

Skriv kommentar
Svar på dette indlæg: ØP: Køber din kommune effektivt ind? Felter med * skal udfyldes
 
Se flere kommentarer

Skriv hvad du søger