Danske Kommuner

Dokumentation har været et centralt tema i de senere års debat om styringen af den offentlige sektor. På den ene side er der enighed om, at der skal være større gennemsigtighed i kvaliteten af den kommunale service. På den anden side advares der i mod alt for mange dokumentationskrav.

Mange medarbejdere i kommunerne oplever, at smertegrænsen er nået i forhold til, hvad man kan overkomme af dokumentationsopgaver. Men større gennemsigtighed og mindre bureaukrati er imidlertid ikke uforenelige hensyn. Dokumentationen kan forbedres og forenkles. Ældreområdet er eksempel herpå.

Med kommunalreformen sagde kommunerne ja til at udvikle en bedre dokumentation, der kunne give indblik i den kommunale servicesektors resultater og effekter. Og samtidig sagde staten ja til, at samspillet mellem stat og kommuner i højere grad skulle baseres på mål- og rammestyring frem for statslig detailregulering.

Arbejdet med at udvikle en ny og bedre dokumentation blev sat i gang med økonomiaftalen for 2006. Her aftalte regeringen og KL, at der på alle væsentlige kommunale opgaveområder inden udgangen af 2010 skulle ske en kritisk gennemgang af den eksisterende dokumentation.

Siden økonomiaftalen er der igangsat analyser på børne-, skole-, ældre-, sundheds- og handicapområderne samt på området for udsatte børn og unge. På ældreområdet blev der allerede i slutningen af 2006 indgået en aftale om den fremtidige nationale dokumentation, da parterne tiltrådte et forslag om 23 indikatorer.

Strøm på dokumentationen
Indikator for indikator er ældredokumentationsaftalen ikke epokegørende. Mange indikatorer indgik allerede i den sociale ressourcetælling, som kommunerne hvert år indberetter til Danmarks Statistik.

Det nye i aftalen er, at en stor del af ressourcetællingen skulle omlægges fra manuelle og aggregerede indberetninger til en automatisk indhentning af individbaserede data fra kommunernes omsorgssystemer. På den måde udnytter aftalen den omfattende digitalisering, som området har gennemgået de senere år.

Ved at basere indikatorerne på data, som i forvejen eksisterer, om den enkelte bruger i kommunernes it-systemer, kan der nationalt tilvejebringes en bedre ældrestatistik. Erfaringen viser således, at det går ud over kvaliteten af data, hvis de indberettede data ikke har lokal nytte og anvendelse. Derfor er det nødvendigt i videst muligt omfang at undgå særlige blanketindberetninger og i stedet basere de nationale indikatorer på lokale "produktionsdata", som anvendes i den lokale drift og styring.

Omlægningen af statistikken til en individbaseret statistik hentet direkte fra kommunernes omsorgssystemer har således en række fordele:

• At kommunerne undgår at skulle dobbeltregistrere data.
• At der bliver bedre mulighed for at kvalitetssikre data og tilrette fejl.
• At der bliver mulighed for at koble data fra ældreområdet til data fra andre registre.

Implementeringen af aftalen om national dokumentation på ældreområdet blev sat i gang i 2007. Danmarks Statistik har siden offentliggjort indikatorer om for eksempel brugernes tilfredshed og brugertidsprocenten for henholdsvis praktisk hjælp og personlig pleje. Det er dog først i 2009, at de første individbaserede indikatorer er offentliggjort. De sidste indikatorer forventes offentliggjort i løbet af 2010.

Omlægningen af ældrestatistikken er en omfattende proces. Og det kræver klare datadefinitioner og gennemtestede datasnitflader mellem kommunernes it-systemer og Danmarks Statistik. De nye dokumentationskrav skal tilpasses de enkelte systemløsninger på markedet og rulles ud i alle 98 kommuner.

Selv om det er en lang og nogle gange problemfyldt proces at omlægge en statistik fra "simple" blanketindberetninger til en teknisk kompliceret fangst af administrative data, er der ingen tvivl om, at det i længden er besværet værd. Derfor vil strategien blive fulgt på andre områder, hvor det er muligt.

Kommunerne får bedre redskaber
Kvaliteten af den nationale dokumentation på ældreområdet har med omlægningen af datagrundlaget fået et løft. Det er blandt andet bekræftet i Nyt fra Danmarks Statistik (nr. 292, d. 25. juni 2009). Og forventningen er, at kvaliteten bliver endnu bedre efterhånden, som der bliver luget ud i systemets "børnesygdomme". Med omlægningen af statistikken er der dermed skabt et bedre sammenligningsgrundlag, der gør det muligt for kommunerne at vurdere udviklingen i kommunens præstationer over tid og på tværs af kommuner. Kommunerne kan på den måde drage bedre nytte af den nationale dokumentation.

Men den nationale dokumentation er kun en delmængde af de mange data, der findes i kommunernes ledelsesinformationssystemer. Der er nemlig foretaget en prioritering af de nationale indikatorer, som tilgodeser regeringens og Folketingets behov. Den nationale dokumentation udnytter derfor ikke alle de perspektiver, der er ved at koble data fra kommunernes ledelsesinformationssystemer med hinanden og med data fra andre registre.

Sideløbende med de nationale dokumentationsprojekter arbejder KL og kommunerne derfor på flere fronter for at tilgodese det lokale behov for bedre dokumentation. I regi af KOMBIT er der for eksempel igangsat et arbejde med at udvikle et fælleskommunalt ledelsesinformationssystem, som skal sikre kommunerne en bedre adgang til detaljerede data samt mulighed for at sammenligne sig med hinanden på. På ældreområdet trækker projektet i vid udstrækning på det arbejde, der er lavet i det nationale projekt.

Der er også igangsat et udviklingsarbejde, som skal give kommunerne et bedre grundlag for at analysere sammenhænge mellem den regionale og kommunale sundhedsindsats og tilgrænsende kommunale sektorer. Det sker under overskriften kommunaløkonomisk sundhedsinformationsgrundlag (KØS), som blandt andet består af data fra Sundhedsstyrelsens registre, som kobles med individdata fra Beskæftigelsesministeriets DREAM-database samt kommunernes omsorgssystemer på ældreområdet.

De to projekter er dermed eksempler på, at standardiserede digitale løsninger med nogle tilpasninger kan genbruges i flere sammenhænge og dermed skabe grundlag for bedre, enklere og billigere dokumentationsløsninger. <