Koncernindkøbsdirektør i Lundbeck A/S Ken Friis. Foto: Sif Meincke
Koncernindkøbsdirektør i Lundbeck A/S Ken Friis. Foto: Sif Meincke
Nyhedsmagasinet Danske Kommuner nr. 18 / 2009

Indkøb skal tættere på topledelsen

En gennemsnitskommune bruger 850 millioner om året på indkøb. Men indkøbsfunktionen er meget forskelligt organiseret og ikke nødvendigvis særligt synlig for topledelsen eller for politikerne
tekst Cuno Christensen, Morten Jung, A-2, og Tom Ekeroth

Bruges der for mange timer på udbud? Er kommunernes besparelsesmål i forbindelse med indkøb for lidt ambitiøse? Hvordan skal forholdet være mellem SKI, de enkelte kommuners indkøbere og kommunernes indkøbsfællesskaber være? På baggrund af en undersøgelse fra A-2 om kommunale indkøb har vi i en rundbordssamtale spurgt en række mennesker med forstand på indkøb: Jens Vejgaard, indkøbschef i Rudersdal Kommune, Rikke Haahr, konsulent i KL, Ken Friis, tidligere indkøbsdirektør i Novozymes, nu koncernindkøbsdirektør i Lundbeck A/S og Søren Jakobsen, administrerende direktør i SKI.

– Undersøgelsen blandt de kommunale indkøbere viser, at det mest tidskrævende i forbindelse med indkøb er udbud, men kan der bruges mindre tid?

Ken Friis: – Det ser voldsomt ud, men der er jo nogle krav, som er anderledes inden for det offentlige, som muligvis kan retfærdiggøre det. Jeg tror, der må kunne kigges på, om det er en fornuftig proces. Det kan være vanskeligt at bedømme respondentsvar for ”udbud” uden at vide, hvad der præcis er defineret. Men under alle omstændigheder tror jeg, at der må kunne kigges på, om det er en fornuftig proces.

Jens Vejgaard: – Ja, så er jeg er ikke optimist på dine vegne. Vi kommer til at bruge mere tid på udbud. Alle offentlige opgaver og indkøb på over 500.000 skal udbydes. Om man så selv gør det, lader SKI gøre det eller går sammen i regionale udbud, så har vi slet ikke set omfanget endnu. Hvis vi sammenligner med Sverige, så har de langt flere udbud, og så piver vi over, at vi bruge 50 procent af tiden. Det er ingenting. Vi må regne med, at der skal afløftes endnu flere opgaver. Det er en del af at være en offentlig virksomhed. Jeg synes, undersøgelsen fokuserer helt skævt på det her. Vi har været igennem en kommunalreform, mange kommuner har haft ingen eller meget få udbud – har slet ikke lagt deres indkøb ud. Det er det, der er fokus på i dag, og det handler ikke bare om at få en bedre pris, der kan også være andre parametre: Hvordan sikrer vi, at opgaverne også bliver løst på korrekt måde? Det er jo ikke gjort ved at gå ud og spørge på gadehjørnet. Vi skal være synlige over for borgerne i det, vi gør.

Rikke Haahr: – Der kan også ligge mange ting i det at gennemføre udbud. Kravspecifikationen kan være en kæmpe opgave. Det er bare noget, der hører med til et udbud, men der ligger også en stor behovsafdækning i definitionen af, hvad det er for en ydelse, vi vil have. Det kan være temmelig omfattende. Her har man spurgt til indkøbsfunktionen, men meget ofte er det at købe ind noget, der foregår sammen med resten af organisationen. Man skal se på snitfladerne til resten af organisationen, hvis man skal danne et billede af, hvilke ressourcer der bliver brugt.

Ken Friis: – Selv om vi i det private ikke har de samme lovkrav, så bruges der mere og mere tid på den projektorienterede og strategiske del, derunder forståelse af kravspecifikationer i forhold til markedsstandarder. Populært taler vi om en klar adskillelse mellem markedsundersøgelser på den ene side (en del af den strategiske del) og den dagligt udførende del (den operationelle del eksempelvis). I virksomhederne bruger vi mere og mere tid på den strategiske del.

For megen tid på udbud
Søren Jakobsen : Med den brede vifte af udbud, som SKI forestår, men også Finansministeriets og i nogle af de kommunale, så må jeg med udgangspunkt i hverdagen konstatere, at det ikke er tilfredsstillende. Der bliver brugt for megen tid på udbud. Ofte karakteriseres det at arbejde med indkøb som en art kulturrevolution. Man kan ikke arbejde med professionalisering, uden at man går ind og forholder sig til ledelse og ledelsesprincipper. Det kræver en ændret adfærd fra topledelsen og ned. Der skal kæmpes nogle slag. Og skal man komme igennem med de slag, så skal man vide, hvad man kæmper for. Jeg savner derfor noget om dokumentation, opfølgning og kontrol, så ledelserne ved, hvad det er for nogle priser, vi har i dag, hvad for en volumen, hvad for et mål, vi går efter.
Så kunne man måske sige, at noget af det, der afspejles her er, at efter strukturreformen køber en gennemsnitlig dansk kommune ind for 850 millioner kroner. Det er ganske betydelige beløb. I mange kommuner er indkøbsorganisationens størrelse ikke tilpasset den opgave, den sidder med.

Jens Vejgaard : – Det er jo rigtigt, hvad Søren siger. Isoleret set. Det prøver man jo at kompensere for, ved at kommunerne kan gå sammen i nogle indkøbscentraler. Det har man jo kunnet altid, men nu har man formaliseret det i lovgivningen.
I Rudersdal sidder vi i et indkøbsfælleskab bestående af de gamle Frederiksborg Amts kommuner. Vi arbejder også sammen med Gentofte og Gladsaxe. Hvis det ikke er tilstrækkeligt, kan vi såmænd også arbejde sammen med Sverige, Tyskland og Finland – vi kunne godt tage venskabsbyer. Mulighederne er mangfoldige. Vi kan gå ud og udbyde noget sammen med SKI. Man skal bare ikke fokusere så meget på udbud, og hvor lang tid det tager. Det er jo defensivt at sige, at udbud er en forhindring. Mantraet i KL har i mange år været, at udbud det var besværligt. Men man kan jo bare gå tilbage til 1967, hvor vi fik licitationsloven. Hvor mange går i dag ud og spørger bare en enkelt tømrer, når man skal have lavet en konstruktion. Og det er en fuldstændig parallel situation, når man taler varer og tjenesteydelser. Man går ud og laver et udbud, og om man laver det selv, bruger SKI eller Finansministeriet – det er lige meget. Det er det muliges kunst. Man skal se det som et kampmiddel til at få nogle gode vilkår.

Ken Friis: – I Novozymes sad vi 60, som havde et globalt køb på omkring fem milliarder svarende til over 50 procent af virksomhedens totale omsætning. Men er det prisen, vi taler om, eller er det mere gennemgribende at kigge på processer? Det var erfaringen hos os, at det er dér, de store gevinster ligger. Prisen, ja absolut, men på den lange bane er pris kun et delelement af den totale omkostning ved at tilføre varer og serviceydelser.

– Er kommunernes besparelsesmål for indkøb ambitiøse nok?

Rikke Haahr: Det korte svar er nej. Jeg tror godt, man kunne være mere ambitiøse, men svaret rummer to ting: Er man i stand til at sætte mål? Undersøgelsen viser, at en stor del ikke sætter mål. Det er interessant i sig selv: Hvor meget dokumentation har man til rådighed, hvor meget taler man om det her som ting, vi sætter mål for kvantitativt? Så er der også noget om politisk bevågenhed og politisk vilje i det. Det handler om, hvilken organisering man har. Hvor er det kompetencen ligger, hvor meget har man decentraliseret ud til de enkelte institutioner, og hvad er det, man har sat sin indkøbsfunktion i verden for – er det for at afløfte nogle opgaver, fordi det skal man? Eller er det en del af den generelle økonomistyring i kommunen? Vores oplevelse er meget, at man er i gang med en bevægelse, hvor det har været en funktion, der kan effektuere udbud og løfte nogle opgaver for institutionerne, til i højere grad at være en del af den generelle økonomistyring. For man skal spare.

– Er der ikke politisk bevågenhed nok?

Rikke Haahr: – Man har måske ikke set mulighederne, men det er heller ikke så nemt, som man tror, fordi indkøb typisk ligger decentralt. Den store volumen ligger rundt omkring, fordi man jo har decentrale organisationer.

Søren Jakobsen: – Man kan roligt konkludere, at hvis man ikke har besparelsesmål, så sker der ingenting på indkøbsområdet. I det offentlige hylder man jo decentraliseringsprincippet, og hvis man sidder på lederniveau i en organisation og vil gøre noget ved indkøb, så skal man ud og diskutere nogle ledelsesprincipper, og det at skulle ud og lægge arm om, at nu mindsker man råderummet decentralt – det er altså ikke lige for børn. Du skal ud og sige til en skoleinspektør:” I er fri til at købe en kopimaskine, hvis I har budgettet dertil, men det er mig, der som indkøber i givet fald bestemmer, hvad det er for en.” Den centralisering kræver sværdslag. Og hvis man er leder og skal tage de sværdslag, så er det en klar forudsætning, at man ved, hvad man kæmper om. Det er vi nødt til at få at vide fra indkøbsafdelingen, at hvis I bruger den her aftale, så kan I spare ti procent. Vi skal vide, at det er realistisk, det kan gøres, og når det er sket, er det målbart. Så lederne skal hjælpes med dokumentationen, men indkøberne skal også vise noget mod, turde lægge hovedet på blokken og sige: ”Hvis jeg får rammerne, skal jeg nok skaffe de penge, og der bliver de jo utroligt handicappede af, at de sjældent kender de nuværende priser og den indkøbte volumen. Derved forledes man let til ikke at gøre noget.

Bonus og julefrokoster
– Er der brug for andre og bedre incitamentsstrukturer?

Søren Jakobsen: – Det er klart, at hvis man laver en model, der hedder, at hver gang vi opnår en besparelse, så snupper vi den centralt. Så går det hurtigt i stå. Vi oplever nogle steder, hvor det dels indgår i ledernes bonuskontrakter, dels at de– når der er opnået besparelser – bliver frigivet nogle puljemidler. Til julefrokoster for eksempel. Men det kræver transparens.

Rikke Haahr : – I nogle kommuner prøver man nogle spændende modeller. Indkøbsfunktionen skal kunne finansiere sig selv, og det skal den kunne dokumentere, og det er institutionerne, der får hovedparten af den besparelse, der bliver hentet hjem, minus et eller andet.
Så nemt er det heller ikke, uanset hvilken incitamentsstruktur man lægger ned over det. Jeg tror, alle, der har arbejdet med indkøb, har oplevet, at ”den aftale kunne vi da godt have lavet selv”, ”det er ikke det produkt, vi allerhelst vil have”, men der er noget at hente i incitamentstrukturerne. Jeg er meget enig med Søren i, at det kræver, at man har systemerne og datagrundlaget for det.

Ken Friis: – Det handler det også om i det private erhvervsliv. Vi kørte i Novozymes løbende forbedringsprojekter svarende til en besparelse på 100 millioner kr. Det svarede til fire procent af indkøbsomsætningen. Beløbet var markant, men mere markant var det, at historien blev solgt på, at vi ikke leverede besparelser, men frigav omkostninger, som direktionen så kunne bruge til vækst i virksomheden. Hvis du præsenterer historien på den måde – og kommunikation er helt afgørende – så får indkøbsafdelingens mission pludselig en helt anden opmærksomhed i virksomheden.

– Har man i kommunerne været dygtige nok til at fortælle de gode historier?

Jens Vejgaard : – Nu skal man ikke hænge nogen ud, men der var da en kommune for nogle år siden, som sparede 50 millioner på indkøb. Der var da noget, vi blev stillet over for derhjemme, for hvor dukkede alle de millioner pludselig op henne? Så der mangler nok at blive fokuseret på indkøb, hvordan man egentlig organiserer det og får pengene hjem i kassen på en fornuftig måde, uden at vi begår vold på resten af organisationen.

Ken Friis: – Vi hyrede en controller, som organisatorisk var placeret i Finans. Han kiggede os over skulderen, og det øgede tilliden og troværdigheden, at Finans skrev under på, at pengene faktisk var i kassen. Da vi satte vores pilotprojekt i gang, så accepterede vi ikke nogen projekter og businesscases, der lå under ti procent i ren besparelse. En af de her historier handlede om laboratorieopvask. Man havde været inde og kigge på det et år før, og man var nødt til at tænke anderledes sammen med brugerne. Det gjorde, at man fik kigget på processerne med lean-briller på, og det endte med en besparelse på 35 procent, kun fem procent på prisen. Besparelsesmål kan godt gøre, at man tænker anderledes, men det kræver, at de er ambitiøse nok. Eller høje nok.

Søren Jakobsen: – Der er jo stadig nogle steder i det offentlige en nulfejlskultur, og når der kommer en succeshistorie, så er spørgsmålet i det offentlige: ”Hvorfor har I ikke gjort det noget før?”. Så vi taler tit om det at lave ”stille indkøbssucceser”.

Skriv hvad du søger